Die kontinuierliche Zunahme der Eingangsrechungen im traditionsreichen VW, Skoda und Audi-Haus „Autohof Reimers GmbH & Co. KG“ erforderte die Einführung eines web-basierten Rechungseingangsbuches. Durch die Anbindung des zeit- und standortunabhängigen Rechnungseingangsbuches webREB an die Finanzbuchhaltungssoftware FibuNet hat sich die Durchlaufzeit der Belege erheblich reduziert – Skontoverluste gehören nunmehr der Vergangenheit an.

Kaltenkirchen, 09.10.2009

Bereits 2005 entschloss sich das Unternehmen, der aufwendigen Belegsuche im Kellerarchiv des Unternehmens entgegen zu wirken. Man wollte die Kontrolle über die Rechungen zurückgewinnen und die klaren Abläufe in der Belegverarbeitung wieder herstellen. Doch das stetig wachsende Dokumentenvolumen erforderte den Einsatz eines elektronischen Archivsystems. Mit der Einführung einer Autohaus-spezifischen Archivsoftware vor vier Jahren war der Grundstein für eine effiziente Rechnungsverarbeitung gesetzt. Leider mussten damit sämtliche Rechnungsdaten immer noch per Hand eingegeben werden und es fehlte bisher eine direkte Anbindung an die Finanzbuchhaltungssoftware FibuNet.

Deshalb entschied sich die Geschäftsführung der Autohof Reimers GmbH & Co. KG für die Einführung des web-basierten Rechungseingangsbuches webREB in Verbindung mit der Archivsoftware Docutec und der Anbindung an die Finanzbuchhaltungssoftware FibuNet. Staubige Finger bei der Belegsuche und Fehler bei der Dateneingabe sollten endgültig der Vergangenheit angehören. „Endlich entfiel das lästige Abtippen der Rechungsdaten“ schildert Robert Kainert, Leiter der Finanzbuchhaltung der Reimers-Gruppe. „Mit webREB und der Archivsoftware Docutec werden nun bereits vor der Belegbuchung durch das Scannen der Eingangsrechungen die notwendigen Indexfelder wie Lieferantenname und –nummer, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag usw. automatisch ausgefüllt“ verdeutlicht Robert Kainert die Effizienzsteigerungen weiter.

Vom Projektstart bis zum tatsächlichen Einsatz der Software vergingen knapp drei Wochen. Seitdem arbeiten 30 Mitarbeiter unterschiedlichster Abteilungen und Betriebe der Reimers-Gruppe mit dem Rechnungseingangsbuch. „Das neue System wird von unseren Mitarbeitern voll akzeptiert. Insbesondere die Kollegen in der Finanzbuchhaltung sind von der Umstellung auf webREB und den damit verbundenen Verbesserungen begeistert. Der Einsatz von webREB ist für uns ein wichtiger Schritt, die Arbeitsabläufe im Unternehmen weiter zu optimieren“ schließt Robert Kainert ab.

– Mit seinen 150 Mitarbeitern zählt die Unternehmensgruppe Reimers zum führenden Repräsentant der VW und Audi AG im Großraum Hamburg und Südholstein. Der traditionsreiche Familienbetrieb wächst seit seiner Gründung im Jahr 1951 kontinuierlich. Damit nimmt auch die Anzahl der Eingangsrechnungen stetig zu. Waren es im Jahr 2005 monatlich 600 Eingangsbelege, so haben sich in den letzen vier Jahren die Anzahl der Kreditorenrechnungen mehr als verdoppelt. Wie es für ein Autohaus typisch ist, treffen die Lieferantenrechnungen, bedingt durch die verschiedenen Abteilungen und den Filialbetrieb, an unterschiedlichen Orten ein. Die Dauer des Rechnungslaufes durch das Unternehmen führte im Autohof Reimers unweigerlich zu Skontoverlusten.