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Vertriebsinnendienst

Fachhandels-Backoffice Dank FibuNet hochgradig automatisiert

Zur Realisierung einer konsequenten Kundenorientierung richtet sich BYTECLUB mit einem Multi-Channel-Ansatz an Privat- und Firmenkunden und integriert in sein Angebot die ganze Bandbreite der damit verbundenen Serviceleistungen. Umso wichtiger ist es, dass sich BYTECLUB dabei auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Dies setzt einen hohen Automatisierungsgrad der internen Prozesse sowie ein verlässliches und flexibles Backoffice voraus. Seit September 2013 ist FibuNet zur Unterstützung der buchhalterischen und rechnungsbezogenen Prozesse erfolgreich bei BYTECLUB im Einsatz und wird durch innovative Lösungen in der Rechnungsprüfung ergänzt.

Über BYTECLUB-Gruppe

Die BYTECLUB-Gruppe ist ein national und international agierender IT-Fachhändler und berät Businesskunden und Privatleute in allen Belangen rund um die IT. Kerngeschäft ist der Vertrieb von Top-Marken führender Hersteller, u.a. Apple, der derzeit innovativste der Branche. Unter dem Motto „Beratung, Service und Leidenschaft“ ist BYTECLUB in den letzten Jahren stark gewachsen. Neben einer Vielzahl an zuverlässigen Hard- und Softwareprodukten bietet BYTECLUB seinen Kunden die Unterstützung durch erfahrene IT-Fachkräfte an. Installation und Wartung, ein umfassendes IT-Management aber auch Consulting und Fortbildungen gehören zu den Kernkompetenzen der rund 200 Mitarbeiter. BYTECLUB ist zertifizierter Apple Premium Reseller mit Standorten in Bad Homburg, Berlin, Bremen, Celle, Darmstadt, Lüneburg, Neuss, Hamburg, Wolfsburg und Hannover.

Leistungsfähigkeit und Branchenerfahrung im Einzelhandel gaben den Ausschlag

Bis zum Jahr 2013 wurden die Stores der BYTECLUB GmbH buchhalterisch durch jeweils eigene Steuerberater auf Basis von Datev dezentral betreut. Mit der Entscheidung, das Rechnungswesen und die Buchhaltung zu zentralisieren und nun in Eigenregie durchzuführen, ging eine entsprechende Systemauswahl einher.

Nach einer intensiven Evaluierung verschiedener Anbieter erfolgte die Entscheidung zugunsten von FibuNet. Neben der hohen Leistungsfähigkeit und Integrationsfähigkeit waren nicht zuletzt der hohe Verbreitungsgrad und der umfassende Erfahrungshintergrund im filialisierten Einzelhandel relevante Entscheidungskriterien. Zusätzlich zu 184.000 Buchungen pro Jahr (Stand 2014) ergaben sich leistungsbezogene Anforderungen auch aus den rund 156.000 im System geführten Debitoren.

Sukzessive Erweiterung um FibuNet-Module mit hohem Effizienbeitrag

Nach der Implementierung der Kernmodule Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung gegen Ende 2013 wurde sukzessive das Modul webIC für die automatisierte Rechnungsbearbeitung eingeführt. Für alle Standorte werden heute die monatlich über 2.000 Eingangsrechnungen zentral eingescannt und weitgehend automatisiert in FibuNet webIC erfasst. Um eine hohe Erkennungsrate sicherzustellen ist eine leistungsfähige OCR-Erkennung im Einsatz, über die alle buchungsrelevanten Daten aus den Eingangsrechnungen extrahiert und aus denen Vorschläge zur Vorkontierungen automatisch generiert werden.

Im Juli 2015 wurde FibuNet bei BYTECLUB auf die neue Version 5 migriert. In diesem Rahmen kommt nun auch das in FibuNet integrierte Modul BankBlitz XL zur Anwendung, wodurch das Ausmaß bislang manuell vorgenommener Bankbuchungen erheblich reduziert werden konnte. Insgesamt arbeiten derzeit sieben Anwender mit den FibuNet-Kernmodulen und über zehn Anwender im Rahmen der Rechnungsprüfung, Rechnungsgenehmigung und Vorkontierung mit dem Modul FibuNet webIC.

Kernvorteil Integrationsfähigkeit kommt voll zum Tragen

FibuNet wurde über ein Schnittstellenkonzept weitgehend in die bestehende Systemumgebung integriert. Die buchungsrelevanten Zahlungsdaten, die aus dem eigenen Web-Shop resultieren, werden beispielsweise über das Modul FNPayPal eingelesen und in eine FibuNet-Übernahmedatei umgewandelt. Das auf Basis von FileMaker von BYTECLUB selbst entwickelte Warenwirtschaftssystem ist über eine individuelle, bidirektionale Schnittstelle mit FibuNet verbunden, um die relevanten Buchungsdaten der in dem Warenwirtschaftssystem erstellten Ausgangsrechnungen in die Buchhaltungssoftware zu übertragen. Im Nachgang wurde FibuNet webIC erfolgreich in das Warenwirtschaftssystem integriert, um einen Großteil der mengen- und preisbezogenen Rechnungsprüfung anhand der originär erfassten Daten zu automatisieren.

Marc van de Linde, kaufm. Leiter, zieht Bilanz

„Wir sind mit FibuNet sehr zufrieden. FibuNet trägt nicht nur unserem Bestreben hochgradig Rechnung, die kaufmännischen Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren. Hervorzuheben ist vor allem auch die hohe Serviceorientierung, wodurch unsere Belange stets kompetent, schnell und unkompliziert umgesetzt werden.“

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