Konsequente Digitalisierung mit FibuNet und FILERO
Die anstehenden Systemwechsel in den Bereichen Buchhaltung und Archivierung waren bei Geflügelhof Schönecke GmbH Anlass, die Abläufe in der Führung und Verwaltung des Unternehmens grundlegend zu überdenken und weitgehend zu automatisieren. Das integrierte Lösungspaket der FibuNet GmbH und der LIB-IT DMS GmbH leistet hier einen entscheidenden Beitrag, bestehend aus der FibuNet-Buchhaltungssoftware, dem Rechnungsbearbeitungs- Modul FibuNet webIC und dem Enterprise Information Management-System FILERO.
Über Geflügelhof Schönecke
Hauptstandort des Unternehmens Schönecke ist Neu Wulmstorf im nördlichen Niedersachsen. Dort hält der Betrieb die Legehennen in Boden- und Freilandhaltung. Seit über 100 Jahren befindet sich das Unternehmen in Familienhand. Henner Schönecke und Ruth Staudenmayer führen den Betrieb in vierter Generation. An den insgesamt 14 Standorten in Niedersachsen, Hamburg und Schleswig-Holstein werden mit 120 Mitarbeitern rund 10 Mio. Euro Jahresumsatz erzielt.
Das Geschäftsmodell der Firma umfasst schwerpunktmäßig den Handel von erlesenem Fleisch und in Freilandhaltung erzeugten Eiern an den anspruchsvollen Großhandel sowie an den Endverbraucher. In den eigenen Filialbetrieben werden zusätzlich hochwertige Wurst- und Schinkenspezialitäten, hausgemachte Feinkostsalate und kalte wie warme Speisen angeboten. Ein Teil der Produktpalette wird auch über einen eigenen Onlineshop vertrieben.
Die tagesfrischen Eier werden direkt im Betrieb von erfahrenen Mitarbeiterinnen sorgfältig auf Qualität geprüft, die schon am nächsten Morgen ausgeliefert werden. Kurze Wege zwischen Nest und Einkaufsort sorgen so für Frische und Güte aus der Region.
Wachstumsbedingte Komplexität erfordert steuerungsrelevante Informationen
Das bis Anfang 2017 eingesetzte Buchhaltungsprogramm Sage Office Line konnte den mit Unternehmenswachstum und gestiegener Komplexität verbundenen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Insbesondere relevante Informationen für die Unternehmenssteuerung konnten entweder gar nicht oder nur mit einem hohen Arbeitsaufwand beschafft werden. Ebenso gestaltete sich die elektronische Ablage von Rechnungen, Belegen und Lieferscheinen mit ELOoffice unangemessen arbeits- und zeitaufwändig. Beides führte Anfang 2017 zu der Entscheidung, die bestehenden Systeme zu ersetzen.
Im Auswahlprozess konnten FibuNet und LIB-IT mit einer integrierten und praxiserprobten Gesamtlösung für die Modernisierung von Buchhaltung und Verwaltung überzeugen, mit der sich die Chance für eine weitgehende Automatisierung der Prozesse in der kaufmännischen Verwaltung bot. Im Rahmen des Gesamtkonzeptes fungiert dabei das webbasierte Enterprise Informationssystem FILERO der LIB-IT DMS GmbH als systemführende Integrationsplattform. Die fertig vorentwickelte Integrationsschnittstelle mit der FibuNet-Finanzbuchhaltung und dem Rechnungsbearbeitungsmodul FibuNet webIC ermöglicht es, dass Geschäftsvorfälle mit allen Stammdaten, Verträgen und Korrespondenz anlegt werden und die damit verbundenen Prozesse weitgehend automatisiert bearbeitet werden können.
Vollintegriertes Zusammenspiel der Systeme erhöht Genauigkeit und Effizienz
Stammdaten von Geschäftspartnern, beispielsweise Debitoren, Kreditoren, Zulieferer oder verbundene Unternehmen, werden beim Geflügelhof Schönecke zukünftig nur noch in FILERO erfasst und stehen in vor- und nachgelagerten Systemen wie der FibuNet-Finanzbuchhaltung unmittelbar zur Bearbeitung in Prozessen und Geschäftsabläufen zur Verfügung.
Über die ebenfalls fertig vorentwickelte Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem iFood werden sämtliche mit iFood generierte Ausgangsrechnungen sowie alle dort erfassten warenbezogenen Eingangsrechnungen zur Verbuchung automatisch in die FibuNet-Finanzbuchhaltung überspielt und alle damit verbundenen Belege und Dokumente in FILERO archiviert.
Die jährlich rund 7.500 Eingangsrechnungen werden nun bei Schönecke sofort nach Rechnungseingang gescannt und digital archiviert. Mit der Ausfüllhilfe des Rechnungsbearbeitungsmoduls FibuNet webIC wird ein Großteil der buchungsrelevanten Daten automatisch erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt. Die auf diese Weise digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden automatisch an die zuständigen Prüfungs- und Genehmigungskreise weitergeleitet. Nach Genehmigung bzw. Freigabe der laut Rollenkonzept zuständigen Stellen erfolgt die automatische Übergabe der digitalisierten Rechnungen mit Anhängen und auf den Bearbeitungsstufen komplettierten Kontierungsvorschlägen in die Finanzbuchhaltung zur Verbuchung. Alle buchungsrelevanten Belege sind GoBD-konform in FILERO archiviert und können nun zur Sichtung bei Buchungsvorgängen oder für Analysen aus FibuNet heraus auf Knopfdruck aufgerufen werden.
Erhöhte Business-Intelligence durch einfachen und vollständigen Zugriff auf relevante Daten
Bei Geflügelhof Schönecke werden mengenbezogene Daten, z.B. Anzahl, Gewicht oder Energiewerte zusammen mit finanzbasierten Buchungen direkt in der FibuNet-Finanzbuchhaltung erfasst. Diese Daten stehen somit in der Kostenrechnung für Umlagerechnungen oder in Finanzberichten für Kennzahlenauswertungen im FibuNet-Berichtsdesigner „in einem Zugriff“ zur Verfügung.
Die vorgesehene Ergänzung des Rechnungswesens um die Controlling-Komponente FibuNet webBI hat das Ziel, Transparenz und Auskunftsfähigkeit zusätzlich zu erhöhen. Ausschlaggebend für die Entscheidung zu Gunsten von FibuNet webBI waren der hohe Integrationsgrad mit den FibuNet-Basismodulen und der bereits weit vorentwickelte Lösungsansatz. Ebenso, dass auch Planung und Budgetierung in ein und demselben System erfolgen. Die daraus resultierenden Daten stehen in FibuNet webBI in derselben Datenbank für den unmittelbaren Zugriff und damit für Berichte und Plan-Ist-Analysen zur Verfügung.
Im Rahmen der Nutzung von FILERO als zentrale Schnittstelle werden die existierenden Anwendungen miteinander verbunden. Alle vorhandenen Daten können zentral zusammengeführt und verwaltet werden. Dabei wird die (Daten-) Struktur eines Unternehmens nachgebildet und die unstrukturierten Daten eines Unternehmens neu strukturiert. Auf diese Weise werden auch nun lose Datensammlungen zu einer echten Informationsquelle.
Henner Schönecke, Geschäftsführer, zieht Bilanz
„Die Einführung von FibuNet und FILERO sind ein Meilenstein in unserer Unternehmensentwicklung“ so Henner Schönecke, geschäftsführender Gesellschafter der Geflügelhof Schönecke GmbH. „Durch die damit verbundene, konsequente Digitalisierung konnten wir die Abläufe in Führung und Verwaltung erheblich beschleunigen. Neben dem enormen Effizienzgewinn war dies ein wichtiger Beitrag zur Zukunftssicherung unseres Geschäftsmodells.“
