FibuNet GmbH fakturiert Dank work4all jetzt im ZUGFeRD Format

Das übergreifend gültige, neue ZUGFeRD-Format ermöglicht es, den Inhalt elektronischer PDF-Rechnungen auf Knopfdruck so zu erstellen, dass alle buchungsrelevanten Daten auf Empfängerseite direkt ausgelesen und automatisiert in die Vorkontierung übernommen werden können. Die entsprechende Datenübernahme ist fehlerfrei, spart Zeit und ist eine entscheidende Voraussetzung dafür, die rechtlichen GoBD-Anforderungen einhalten zu können. Grundlage dafür ist allerdings, dass die ZUGFeRD-unterstützende Technologie sowohl auf der Seite des fakturierenden Lieferanten als auch auf der Seite des Kunden eingesetzt wird, der die Rechnung empfängt. Diese Voraussetzung erfüllt work4all im Zusammenspiel mit FibuNet-webIC, das die FibuNet GmbH als Nutzer von work4all seit Anfang 2017 in der Fakturierung erfolgreich anwendet.

 

Köln und Kaltenkirchen, 31.01.2017. Das Softwaregeschäft der FibuNet GmbH umfasst im Wesentlichen projektbezogene Softwarelizenzen und Dienstleistungen sowie wiederkehrende Pflege- und Supportleistungen. Diese werden zum Großteil zu Anfang eines Jahres für das entsprechende Kalenderjahr im Voraus fakturiert.

 

FibuNet nutzt seit September 2013 die ERP-Software work4all in den Schwerpunktbereichen Angebotswesen und Fakturierung. Neben dem automatisierten Stammdatenabgleich über Webservices werden die in work4all erstellten Rechnungen automatisch in die selbst genutzte FibuNet-Software übertragen. Die work4all-Software wird derzeit von 15 Mitarbeitern genutzt.

 

Die bei FibuNet eingesetzte work4all-Version 10.6 unterstützt das ZUGFeRD-Format, ist GoBD-zertifiziert und erfüllt damit uneingeschränkt die gesetzlichen Anforderungen. Das Format der mit work4all fakturierten Rechnungen beinhaltet sowohl die gescannte Rechnung als Bild als auch die Rechnungsdaten im XML-Dateiformat.

 

Das bei FibuNet-Kunden eingesetzte Modul für die Rechnungsbearbeitung, FibuNet webIC, unterstützt ebenfalls das ZUGFeRD-Format. Aus den mit work4all erzeugten und per Mail versendeten elektronischen Rechnungen im PDF-Format können webIC-Nutzer auf Knopfdruck alle buchungsrelevanten Daten vollständig und fehlerfrei in die Vorkontierung übernehmen. Die Eingangs-E-Mail wird im gleichen Vorgang zusammen mit der PDF-Rechnung im webIC als nicht löschbares Dokument archiviert.

 

Sämtliche Pflege- und Supportrechnungen für das Jahr 2017 wurden nun bei FibuNet mit work4all erstmals komplett im ZUGFeRD-Format erstellt und in einem Vorgang per Massenversand an rund 800 Kunden verschickt. Die rund 100 FibuNet-Kunden, die das webIC-Modul einsetzen, konnten damit die direkte Datenübernahme im ZUGFeRD-Format erfolgreich praktizieren, ohne dass die entsprechenden Rechnungen eingescannt, über eine gesonderte Extraktionssoftware erfasst oder manuell nacherfasst werden mussten.

 

 

„Die mit work4all praktizierte Massenfakturierung und -versendung funktioniert reibungslos. Der mit work4all in Verbindung mit ZUGFeRD verbundene Nutzen ist für die FibuNet GmbH und ihre Kunden enorm“, so Doris Dreyer, geschäftsführende Gesellschafterin der FibuNet GmbH. „Bisher zeitaufwändige Tätigkeiten, wie beispielweise formelle Prüfungen, Nacherfassung von Daten, Fehlersuche und Fehlerkorrektur, entfallen komplett. Wer das FibuNet webIC im Einsatz hat, kann die strukturierten Daten ohne OCR-Erkennung direkt einlesen. Alles ist GoBD-konform und erfüllt sämtliche gesetzlichen Anforderungen. Wir freuen uns sehr, dass wir gemeinsam mit work4all diesen wegweisenden Schritt auf so überzeugende Art und Weise gehen konnten.“

 

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