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Alexandra von Ahnen

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Moderner IT-Fachhändler Comspot schafft mit FibuNet effizientes Backoffice

Ein moderner IT-Fachhändler wie die Comspot GmbH setzt nicht nur auf Top-Marken, wie beispielsweise Apple.  Zur Realisierung einer konsequenten Kundenorientierung muss sich ein solcher Anbieter heute auch mit einem Multi-Channel-Ansatz an Privat- und Firmenkunden richten. Das bedeutet aber auch, in sein Angebot die ganze Bandbreite der damit verbundenen Serviceleistungen zu integrieren. Sei es beispielsweise ein paralleles Web-Shop-Angebot, ein flexibles Fullfillment oder ein professionelles IT-Service-Angebot für Privat- und Firmenkunden. Umso wichtiger ist es, dass sich Comspot dabei auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Dies setzt einen hohen Automatisierungsgrad der internen Prozesse voraus sowie ein verlässliches und flexibles Backoffice. Seit September 2013 ist FibuNet zur Unterstützung der buchhalterischen und rechnungsbezogenen Prozesse erfolgreich bei Comspot im Einsatz und wird jetzt durch innovative Lösungen in der Rechnungsprüfung ergänzt. 

Kaltenkirchen, 24. November 2015 Unter dem Motto Beratung, Service und Leidenschaft ist Comspot in den letzten Jahren stark gewachsen. Als zertifizierter Apple Premium Reseller unterhält Comspot insgesamt 7 Stores, u.a. in Hamburg, Berlin, Darmstadt und Neuss. Parallel dazu wird das komplette Produktangebot über einen umfassenden Internet-Shop vertrieben. Als Value-Added Reseller und Systemintegrator ist Comspot ein kompetenter Dienstleister für seine Kunden.

Bis zum Jahr 2013 wurden die Stores buchhalterisch durch jeweils eigene Steuerberater auf Basis von Datev dezentral betreut. Mit der Entscheidung, das Rechnungswesen und die Buchhaltung zu zentralisieren und nun in Eigenregie durchzuführen, ging eine entsprechende Systemauswahl einher.

Nach einer intensiven Evaluierung verschiedener Anbieter erfolgte die Entscheidung zugunsten von FibuNet. Neben der hohen Leistungsfähigkeit und Integrationsfähigkeit waren nicht zuletzt der hohe Verbreitungsgrad und der umfassende Erfahrungshintergrund im filialisierten Einzelhandel relevante Entscheidungskriterien. Zusätzlich zu den derzeit rund 184.000 Buchungen pro Jahr ergaben sich leistungsbezogene Anforderungen auch aus den rund 156.000 im System geführten Debitoren.

Nach Implementierung der Kernmodule Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung gegen Ende 2013 wurde sukzessive das Modul webIC für die automatisierte Rechnungsbearbeitung eingeführt. Für alle Standorte werden heute die monatlich rund 1.800 Eingangsrechnungen zentral eingescannt und weitgehend automatisiert im Modul FibuNet webIC erfasst. Um eine hohe Erkennungsrate sicherzustellen ist eine leistungsfähige OCR-Erkennung im Einsatz, über die alle buchungsrelevanten Daten aus den Eingangsrechnungen extrahiert und aus denen Vorschläge zur Vorkontierungen automatisch generiert werden.

Im Juli 2015 wurde FibuNet bei Comspot auf die neue Version 5 migriert. In diesem Rahmen kommt nun auch das in FibuNet integrierte Modul BankbBlitz XL zur Anwendung, wodurch das Ausmaß bislang manuell vorgenommener Bankbuchungen erheblich reduziert werden konnte. Insgesamt arbeiten derzeit 7 Anwender mit den FibuNet-Kernmodulen und 8 Anwender im Rahmen der Rechnungsprüfung, Rechnungsgenehmigung und Vorkontierung mit dem Modul FibuNet webIC.

FibuNet wurde über ein Schnittstellenkonzept in die bestehende Systemumgebung weitgehend integriert. Die buchungsrelevanten Zahlungsdaten, die aus dem eigenen Web-Shop resultieren, werden beispielsweise über das Modul FNPayPal eingelesen und in eine FibuNet-Übernahmedatei umgewandelt. Das auf Basis von FileMaker von Comspot selbst entwickelte Warenwirtschaftssystem ist über eine individuelle, bidirektionale Schnittstelle mit FibuNet verbunden, um die relevanten Buchungsdaten der in dem Warenwirtschaftssystem erstellten Ausgangsrechnungen in die Buchhaltungssoftware zu übertragen. Ziel ist es, FibuNet webIC noch stärker in das Warenwirtschaftssystem zu integrieren, um einen Großteil der mengen- und preisbezogenen Rechnungsprüfung anhand der originären Daten direkt in der Warenwirtschaft zu automatisieren.

„Wir sind mit FibuNet sehr zufrieden“, so Herr Marc van de Linde, Kaufmännischer Leiter der Comspot GmbH. „FibuNet trägt nicht nur unserem Bestreben hochgradig Rechnung, die kaufmännischen Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren. Hervorzuheben ist vor allem auch die hohe Serviceorientierung, wodurch unsere Belange stets kompetent, schnell und unkompliziert umgesetzt werden.“

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