Online-Pionier ESSKA.de automatisiert Prozesse im Rechnungswesen mit FibuNet

Die ESSKA.de GmbH hat mit dem ersten Online-Shop für industrielle Fachartikel bereits 2002 und damit in einer sehr frühen Entwicklungsphase den Einstieg in den E-Commerce gefunden. Im Rahmen der erfolgreichen Unternehmensentwicklung ist ESSKA.de inzwischen mit acht internationalen Shop-Varianten im europäischen Markt präsent. Um den Erwartungen an das weitere Wachstum gerecht zu werden war es erforderlich, die Skalierbarkeit des Backoffice sicherzustellen und die kaufmännischen Prozesse konsequent zu digitalisieren. Die Einführung der FibuNet Finanzbuchhaltung im Jahr 2010 hatte das Ziel, die Abläufe im Bereich des Zahlungsverkehrs weitgehend zu automatisieren. Nach weiteren Ausbaustufen – einschließlich übergreifender Integration in die Systemumgebung – wurde mit der Einführung von FibuNet webIC jüngst der Bereich der Rechnungserfassung und -bearbeitung umfassend digitalisiert.

Kaltenkirchen, 25.10.2018. Die erfolgreiche Unternehmensentwicklung der ESSKA.de GmbH ging einher mit einer zunehmenden Differenzierung des Online-Shops, bei dem mittlerweile über 150.000 Artikel im Zugriff sind. Der damit verbundene Anstieg der Verkaufsfälle hat zu einer starken Ausweitung des Datenvolumens und einer steigenden Komplexität im Zahlungsverkehr geführt. Neben Vorkassen-Zahlungen mit Schlussrechnungen, Kreditkartenabrechnungen, Überweisungen und Lastschriften wird ein großer Teil der Zahlungen im Online-Handel über Paypal abgerechnet. Wegen des inzwischen erreichten Ausmaßes des Geschäftsvolumens in Verbindung mit der Komplexität hatte die Automatisierung des Zahlungsverkehrs höchste Priorität. Parallel zur Auswahl einer neuen Rechnungswesen-Software wurde im Jahr 2010 ein neues Warenwirtschaftssystem ausgeschrieben. Den Zuschlag erhielt M-System der Firma Protrixx GmbH.

Jederzeit mahnfähige Debitorenstände in Verbindung mit Massendaten

Besonderes Gewicht bei der Auswahl der Rechnungswesen-Komponente hatte eine überzeugende Lösung zur effizienten Verarbeitung der Massendaten im Interbanken-Zahlungsverkehr. Für die ESSKA.de GmbH, die das Unternehmenswachstum weitgehend aus sich selbst heraus finanziert, ist es wichtig, dass bei dem großen Datenvolumen die Offene- Posten-Buchhaltung und der mahnfähige Datenbestand immer auf aktuellem Stand sind.

Im Bereich der Banküberweisungen und Lastschriften werden bei ESSKA.de die Bankauszüge zur weiteren Bearbeitung automatisiert in den FibuNet BankBlitz XL importiert. Die relevanten Informationen werden den Offenen Posten unmittelbar zugeordnet. Die OP-Situation ist dadurch immer auf aktuellem Stand. Kontoauszüge mit entsprechenden Daten können per Drag & Drop direkt in die Buchungsmaske übertragen werden. Vor allem im Bereich des Kontokorrents ist üblicherweise ein großer Arbeitsaufwand beim Kontieren erforderlich, so dass gerade hier der Einsatz des BankBlitzes zu erheblicher Zeitersparnis und reduzierter Fehleranfälligkeit geführt hat.

Zeitersparnis durch übergreifende Prozessautomation

Bestandteil der Implementierungsphase der FibuNet-Finanzbuchhaltung war ein umfassendes Schnittstellenkonzept zur übergreifenden Integration aller beteiligten Softwarekomponenten verschiedener Hersteller. Mitunter mussten die Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten sowie die buchungsrelevanten Daten sämtlicher Eingangs- und Ausgansrechnungen aus dem Warenwirtschaftssystem an FibuNet übergeben werden. Der jeweils aktuelle OP-Bestand wiederum sollte aus FibuNet heraus in die Warenwirtschaft überspielt werden. In diesem Rahmen müssen auch Anzahlungen und Schlussrechnungen verwaltet und entsprechende Daten/Informationen berücksichtigt werden.

Weiterer Kernbereich bei der Einführung von FibuNet war neben der Anbindung der Warenwirtschaft die elektronische Erfassung der zahlungsrelevanten Transaktionsdaten der Online-Shops. Die bei ESSKA.de eingesetzte Schnittstelle FNAmazon lädt Abrechnungsdateien direkt beim Amazon-Webservice hoch und ordnet im Rahmen der Datenübernahme den Zahlungen die Offenen Posten zu. Mit der ebenfalls eingesetzten Schnittstelle FNPaypal werden die Abrechnungsdateien und CSV-Kontoauszüge von Paypal automatisiert in die FibuNet-Finanzbuchhaltung überspielt.

Weitgehende Automatisierung der Rechnungsbearbeitung

Nach Migration von FibuNet auf die aktuelle FibuNet-Version 5 im Jahr 2017 umfasste die vorerst letzte Umsetzungs- und Ausbaustufe die Einführung des Rechnungsbearbeitungsmoduls FibuNet webIC. Die monatlich bis zu 3.000 Eingangsrechnungen werden nun bei ESSKA.de sofort nach Rechnungseingang gescannt und digital archiviert. Mittels der OCR-Erkennung wird ein Großteil der buchungsrelevanten Daten automatisch erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt. Die auf diese Weise digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden automatisch an die zuständigen Prüfungs- und Genehmigungskreise weitergeleitet.

Das FibuNet-Modul webIC Agent unterstützt den automatischen Abgleich von Bestellungen aus dem Warenwirtschaftssystem M-System mit den in FibuNet webIC hinterlegten Rechnungsbelegen. Nach Genehmigung bzw. Freigabe der laut Rollenkonzept zuständigen Stellen erfolgt die automatische Übergabe der digitalisierten Rechnungen mit Anhängen und auf den Bearbeitungsstufen komplettierten Kontierungsvorschlägen zur Verbuchung in die Finanzbuchhaltung. Allein im Wareneinkauf werden auf diese Weise bereits rund 70% aller Eingangsrechnungen automatisiert abgewickelt.

Fazit aus dem Automatisierungsprojekt mit FibuNet

Laut Daniela Brandt, Prokuristin der ESSKA.de GmbH, wurde parallel zur eigenen Unternehmensentwicklung das Lösungsangebot der FibuNet GmbH entsprechend den Marktbedürfnissen weiterentwickelt und fortlaufend aktualisiert. Die Software entspricht technisch und qualitativ dem State-of-the-Art und kann ein modernes Online-Geschäftsmodell, wie das der ESSKA.de GmbH, digitalisiert und überzeugend unterstützen. „FibuNet ist ein Lösungsanbieter auf Augenhöhe. Der mit Unterstützung der FibuNet-Software realisierte Automatisierungsgrad ist beeindruckend. Neben der erheblichen Effizienzsteigerung hat sich die Fehleranfälligkeit der kaufmännischen Prozesse drastisch reduziert. Auch auf zukünftiges Wachstum sind wir im Backoffice Dank FibuNet gut vorbereitet.“

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