Die Notwendigkeit zur Einhaltung gesetzlicher Regelungen durch Unternehmen ergibt sich aus dem Grundsatz, dass Gesetze auch durch juristische Personen einzuhalten sind. Unternehmen und Unternehmensverantwortliche müssen dafür Sorge tragen, dass aus dem Unternehmen heraus keine Gesetzesverstöße erfolgen. FibuNet unterstützt konsequent wie kaum eine anderer Softwarehersteller mit einer ganzen Reihe vorentwickelter Funktionen und Module die Einhaltung von Compliance-Anforderungen, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden.
Einhaltung von Regeln im Rechnungswesen
Die steigende Gesetzesflut in Verbindung mit immer komplexeren Anforderungen an das Rechnungswesen hat zu einer drastischen Zunahme von Haftungsrisiken geführt. Das Modul FibuNet IKS-Check wurde gezielt entwickelt, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Einhaltung regelkonformer Abläufe im Rechnungswesen und die damit verbundenen Fristen und Formen sicherzustellen. IKS-Check hilft damit, Haftungsrisiken zu vermeiden und stellt der Geschäftsführung Eskalationshilfen zur Verfügung, um ihr einen frühzeitigen Eingriff im Ernstfall zu ermöglichen. Über eine mehrstufige Eskalationshilfe kann IKS-Check als Frühwarnsystem für die mittlere und obere Führungsebene genutzt werden.
Finanzbuchhaltung wird Überwachungsmedium
Die mit einem Geschäftsvorfall verbundenen Frist- und Formfehler werden idealerweise in der Finanzbuchhaltung abgefangen. IKS-Check stellt eine Auswahl vorentwickelter Prüfverfahren zur Verfügung, aus denen ein individuelles Prüfprogramm zusammengestellt werden kann. Jede Einzelprüfung kann nach speziellen Belangen konfiguriert werden. Es muss nur ausgewählt werden, welcher Sachverhalt wann geprüft und wie auf ein bestimmtes Prüfergebnis reagiert werden soll. Wiederkehrende Buchungen, Abschreibungen, Zahlungseingänge von Debitoren, Kontensalden, Verarbeitungsgrad von Schnittstellendateien u.v.m. behält man so sicher im Blick. Das engmaschige Netz der Prüfverfahren ermöglicht eine lückenlose Kontrolle über alle Arbeitsbereiche des Rechnungswesens. Neben der automatischen Meldung im Fehlerfall kann jederzeit präventiv der Status zu prüfender Sachverhalte abgefragt werden.
Faire Meldeverfahren sichergestellt
Für jede Einzelprüfung kann vorgegeben werden, wer in Abhängigkeit von welchem Prüfergebnis per E-Mail informiert werden soll. Erfolgt keine adäquate Reaktion, kann der Mitarbeiter zeitgesteuert benachrichtigt werden. So wird sichergestellt, dass Eskalations-Meldungen erst dann an die obere Führungsebene versendet werden dürfen, wenn ausreichend Zeit für die Behebung von Fehlern eingeräumt wurde.
Abbildung :
Einzelprüfungen können zu beliebigen Prüfaufträgen gebündelt und mit spezifischen Namen versehen werden z.B. für die Firma, einzelne Mitarbeiter oder einzelne Sachgebiete
Vorkehrungen in FibuNet
1. Geltungsbereich Datenverarbeitungssystem
Das schließt neben dem Hauptsystem alle Vor- und Nebensysteme mit ein, wie z.B. Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Materialwirtschaft, Fakturierung, Archivsystem u.v.m..
2. Kontierungspflicht auf Buchungsbelegen
Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Bei elektronischen Belegen ist eine elektronische Verknüpfung zum Datensatz mit entsprechenden Angaben erforderlich.
3. Verfahrensdokumentation bei elektronischer Archivierung
Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
4. Maschinelle Lesbarkeit
Neues Datenformat für elektronische Rechnungen ist ZUGFeRD. Entscheidend ist hier nicht, ob der Rechnungsempfänger nur das Rechnungsbild (Image) nutzt, sondern dass die zugehörigen XML-Daten vorhanden sind, die nicht durch eventuelle Formatumwandlung (z.B. von PDF-Format in GIF-Format) gelöscht werden dürfen.
- Die Software und die Daten werden in einem Rechenzentrum in Deutschland gehosted
- Die Software und die Daten verlassen Deutschland nicht, außer der Auftraggeber verlangt dies
- Für den Hostingvertrag gilt deutsches Recht, insbesondere das deutsche Datenschutzrecht, sowie BGB und HGB
- Die mit dem Siegel SOFTWARE HOSTED IN GERMANY ausgezeichneten Unternehmen hinterlegen den jeweils aktuellen Standard ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen in Bezug auf den Datenschutz (vgl. § 9 BDSG) beim BITMi e.V.
- Nachweis über eine ausreichende IT-Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung
- Erklärung, dass der Besitz der Urheberrechte an wesentlichen Teilen der unten benannten Softwareprodukte bei einem mittelständischen Unternehmen liegen
- Erklärung über die Unabhängigkeit als Softwarehersteller
- Zusicherung einen Basis-Update- und Wartungsvertrag anzubieten, der über einen Zeitraum von 5 Jahren durchschnittlich 25 Prozent der Lizenzkosten pro Jahr nicht übersteigt
