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Alice Ziemer

Vertriebsinnendienst

Mit FibuNet webIC werden die zeitaufwändigen, wiederkehrenden Tätigkeiten der Rechnungsprüfung und Rechnungsbearbeitung drastisch reduziert.

Automatisierte Rechnungsbearbeitung: alle Belege sofort im Blick

  • Vollautomatische Erfassung
  • Umfassende Prozesskontrolle
  • Jederzeit vollständige Abschlussdaten
  • Zeitnaher Vorsteuerabzug
  • Keine Versäumnisse von Skonto- und Zahlfristen

Unabhängig von Ort und Zeit werden mit FibuNet webIC die Rechnungsdaten erfasst, bearbeitet und abgefragt.

Die Daten und Belege stehen den verantwortlichen Mitarbeitern sofort zur Verfügung. Die Buchungsdaten werden „auf Knopfdruck“ in die Fibu übernommen. Alle Belege sind sofort nach Eingang im Überblick, nichts geht mehr verloren.

Mit dem Modul Massenweiterleitung können mehrere Rechnungen gesammelt an die nächste Bearbeitungsstufe übergeben werden.

Das Sammeln erfolgt automatisiert anhand von Kriterien, beispielsweise Rechnungsbetrag, Lieferant oder Beleggruppe. Bei einer Vielzahl von Rechnungen können dadurch ggf. Bearbeitungsstaus verhindert werden. Ebenso ermöglicht das Modul auf den jeweiligen Bearbeitungsstufen eine stichprobenartige Überprüfung sowie die gesammelte Weiterleitung "durchgefallener" Rechnungen.

Über das Erweiterungsmodul Genehmigungskreis können Bearbeiter-Gruppen gebildet werden.

Bearbeiter-Gruppen müssen ggf. zur Freigabe für die nächste Bearbeitungsstufe geschlossen Rechnungen prüfen bzw. genehmigen. Ebenso kann es erforderlich sein, dass von den verschiedenen Bearbeitern einer Gruppe jeweils nur einer entsprechende Bearbeitungsschritte durchführen soll.

Mithilfe des Moduls Vertreterregelung können für bestimmte Prüf- oder Genehmigungsschritte Sachbearbeiter als Vertreter benannt werden, damit es in Urlaubs- und Abwesenheitszeiten in der Rechnungsbearbeitung im Workflow kommt.

Das Modul Anbindung Rechnungsleser ermöglicht die Anbindung verschiedener externer Dokumentenerkennungs- bzw. Extraktions-Lösungen und hilft, bereits getätigte Investitionen zu schützen.

FibuNet webIC kann über eine entsprechende Schnittstelle an alle gängigen externen Archivlösungen angebunden werden.

Der Einsatz verschiedener Archivlösungen kann sich aus speziellen Anforderungen an die unternehmensweite Archivierung ergeben. Ebenso kann es sinnvoll sein, das webIC-eigene Smart Archiv wegen des hohen Rechnungsvolumens zu entlasten.

Das Zusatzmodul webIC Agent unterstützt einen automatischen Abgleich von Bestellungen aus Warenwirtschaftssystemen unterschiedlicher Hersteller mit in FibuNet webIC hinterlegten Rechnungsbelegen.

Dazu wird der webIC-Workflow per Schnittstelle an das entsprechende Warenwirtschaftssystem angebunden.
Dieses meldet den Beleg nach Prüfung zurück, der je nach Prüfungsergebnis in eine Workflowtätigkeit weitergeleitet wird, z.B. positivem Abgleich direkt zum Buchen und bei fehlgeschlagenem Abgleich an die sachliche Prüfung.

 Das Sprachmodul wurde sprachenunabhängig konzipiert und ermöglicht eine effiziente und zügige Übersetzung in fremde Sprachen mit lateinischen Schriftsystem.

Mit dem Fremdmodul CaptureThis! werden Belege automatisch erfasst und buchungsrelevante Daten aus digitalisierten Eingangsrechnungen automatisch erkannt und extrahiert.

Neben gescannten Papierbelegen erfolgt die Extraktion auf Wunsch direkt aus gescannten Dokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, Telefaxen oder Rechnungen im PDF-Format.

Funktionsüberblick:

  • Belegerkennung, -Klassifikation und -Extraktion textueller Infos aus beliebigen gescannten Dokumenten bzw. elektronischen Faxen
  • Elektronische Rechnungen werden aus Verzeichnissen oder via E-Mails direkt eingelesen
  • Vorentwickelte Integrationsschnittstelle zu FibuNet webIC
  • Beliebige Kopplung an Fremdsysteme
  • Vollständige Verarbeitung beliebiger Belegarten in einem System
  • Customizing-Funktionen für die Anpassung an besondere Nacherfassungssituationen
  • Qualitätssicherung durch umfassende Prüf- und Korrekturmechanismen

Produktblatt FibuNet CaptureThis!

Produktblatt Rechnungsbearbeitung herunterladen

Enorme Effizienzsteigerungen

Durch den Einsatz von FibuNet webIC wird die Erfassung und Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen weitgehend automatisiert.

Manuelles Erfassen erübrigt sich. Fehler in der Erfassung bzw. Doppelerfassungen werden vermieden. Zeitaufwändiges Suchen nach Papierbelegen entfällt. Dies erspart Zeit und Geld. Die Bearbeitungskosten für die Eingangsrechnungen lassen sich nachweislich um 50% oder mehr senken.

Erhöhte Transparenz und Kontrollfähigkeit

FibuNet webIC erhöht nachhaltig die Transparenz und Kontrolle der Rechnungsbearbeitung sowie unternehmensweit die Transparenz.

Hierfür werden integrierte Prüfungs- und Genehmigungsabläufe bereitgestellt. Leistungsstarke Berichts- und Warnfunktionen stellen die termingerechte Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen sicher.

Weitere Vorteile auf einen Blick

  • Keine manuelle Erfassung mehr, dadurch Reduktion von Zeit und Kosten
  • Vermeidung von Eingabefehlern
  • Geringerer Verwaltungsaufwand
  • Zinsersparnis und Liquiditätsgewinn durch verbesserten Vorsteuerabzug
  • Verbesserte Ausnutzung der Skonto-Möglichkeiten
  • Verbesserte Prozesskontrolle

Detaillierte Funktionsbeschreibung

Rechnungseingang

Der Rechnungsworkflow beginnt mit dem Scannen der mit einem Barcode versehenen Rechnungen, die über eine OCR-Engine (Optical Character Recognition) ausgelesen werden.

Rechnungseingang
Rechnungsbearbeitung

Die Rechnungsbearbeitung umfasst die Teilbereiche Rechnungsprüfung, Rechnungsgenehmigung, Rechnungskontierung und Buchung der Eingangsrechnung.

Rechnungsbearbeitung
Rechnungsexport

Die technische Konzeption von FibuNet webIC ermöglicht eine problemlose Integration in kundenspezifische Systemumgebungen.

Rechnungsexport
Integration Finanzbuchhaltung

Sobald die Belegdaten in FibuNet webIC übertragen oder eingegeben wurden, stehen diese in der FibuNetFinanzbuchhaltung für Auswertungen zur Verfügung.

Integration FiBu
Technologie

FibuNet webIC ist eine komplett webbasierte Anwendung. Folgende Voraussetzungen beziehen sich auf 5 gleichzeitig zugreifende FibuNet webIC-Benutzer bei ca. 5.000 Belegen pro Jahr.

Technologie
Workflow

Mit FibuNet webIC lässt sich der gesamte Workflow zur Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen automatisieren. Dies spart erheblich Zeit und Geld.

Workflow
Gesetzesauflagen

FibuNet webIC leistet einen entscheidenden Beitrag zur Sicherstellung der mit der Rechnungserfassung und -bearbeitung verbundenen externen und internen Vorschriften.

Gesetzesauflagen
webIC für SAP/Microsoft AX/proALHA

Kundenstimmen