Mit FibuNet webIC wird der gesamte Rechnungsworkflow automatisiert und über alle Stufen optimiert. Dies spart Zeit und Geld, verbessert die Kontrollfähigkeit und erhöht die Datengenauigkeit im gesamten Unternehmen. Gleichzeitig können gesetzliche Auflagenbesser eingehalten werden.
Digitale Bearbeitung spart Zeit und Kosten
Durch das unmittelbare Scannen von Rechnungen sind alle Belege im Unternehmen digital verfügbar. Dies sichert einen schnellen Zugriff auf Daten, ohne nach Papierbelegen suchen zu müssen. Für das automatisierte Auslesen buchungsrelevanter Rechnungsdaten gibt es mehrere Optionen. Bei Rechnungen im ZUGFeRD-Format oder XRechnung-Format erfolgt dies z.B. vollständig und sicher bereits ohne OCR-Tools. Die Rechnungsbelege können jederzeit und unabhängig von ihrem Standort erfasst, abgefragt, bearbeitet und freigegeben werden. Deren Bearbeitungsstand ist permanent sichtbar.
Während der Bearbeitung werden die jeweiligen Rechnungen mit allen zugehörigen Dokumenten angezeigt
Durchgängig integrierter Workflow
Der digitale Workflow steuert den kompletten Freigabeprozess vom Posteingang bis zur automatischen Übergabe der Datensätze in die Finanzbuchhaltung. Manuelle Übertragungsfehler und unnötige Mehrfacherfassungen werden so vermieden. Mit Hilfe eines grafischen Workflow-Designers sind die Workflows konfigurierbar (siehe Abbildung). Selbst komplexe Abläufe lassen sich auf einfache Art und Weise individuell einbinden und konfigurieren.
Der in FibuNet webIC integrierte Workflow ist vorkonfiguriert und über den grafischen Workflow-Designer komfortabel einstellbar.
Effiziente Steuerung der Rechnungsbearbeitung
Rechnungen werden digital in den Genehmigungslauf weitergeleitet und die zuständige Stelle optional per E-Mail benachrichtigt. Innerhalb des integrierten Workflows können Berechtigte Rechnungen in einem Vorgang prüfen und/oder kontieren. Umfassende Warn- und Kontrollfunktionen unterstützen einen disziplinierten Bearbeitungsprozess. Kontierungen werden am Ende des Prozesses einschließlich digitalisierter Rechnungen, Bearbeitungshistorie sowie sämtlicher Anhänge, in die Buchhaltungssoftware übernommen.
Direkte Übernahme elektronischer Rechnungen
Alternativ zum Scannen können elektronische Rechnungen mit Hilfe des FibuNet MailCollector im PDF- Format direkt übernommen werden. Das webIC-Tool Smart-Archiv-Client übernimmt dabei eine E-Mail mit dem angehängten PDF automatisch aus einem definierten Postfach (z.B. rechnung@musterfirma.de) und stellt sie dem webIC zur Verfügung. Die buchungsrelevanten Rechnungsdaten werden in die dafür vorgesehenen Felder zur weiteren Bearbeitung übertragen und das dazugehörige Rechnungsbild wird übernommen.
