OP-Verwaltung
Die OP- bzw. Offene Posten-Verwaltung ist ein Modul oder eine Programmfunktion von Buchhaltungsprogrammen für die gezielte Unterstützung bei der Verwaltung und beim Ausgleich der OPs.
In der Buchhaltung entsteht ein Offener Posten, wenn eine Rechnung eingebucht wird, die zu einem späteren Zeitpunkt beglichen werden soll. Durch Zahlung der Rechnung wird der Posten ausgeglichen (siehe Offene Posten). Hierzu gehört auch die Festlegung, dass die Posten eines Kontos durch andere Posten des Kontos ausgeglichen werden müssen. Die Summe der am Ausgleich beteiligten Posten muss Null ergeben. Der Kontensaldo ergibt sich stets aus der Summe der Offenen Posten.
Die Verwaltung der OPs umfasst im Einzelnen folgende Bereiche:
1.) Ausgleich und Auszifferung
- Sperren bzw. Entsperren von Zahlungen zum Ausgleich von OPs
- Zuordnung von erfolgten Zahlungen zu OPs
- Ausbuchen bzw. Ausziffern der OPs, die beglichen wurden
- Zuordnung und Buchung von Differenzen zwischen OP und Zahlung
2.) Prüfung und Kontrolle der OPs
- Prüfung auf Doppelerfassung
- Transparente Übersicht über die aktuelle OP-Situation
- Regelmäßige Altpostenkontrolle
- Altersfällige-Mahnübersichten
- Individuelle und kriterienbasierte Beauskunftung, z.B. nach Kunden, Lieferanten, Sachkonten
- Warnhinweise an Vertrieb bei Kunden mit überschrittenen Fälligkeiten
3.) OP-Analyse
- Analyse des Zahlungsverhaltens von Kunden
- Ermittlung der Skontorealisierung
- Ermittlung der pauschalen Wertberichtigung