Offene Posten
Ein offener Posten (OP) ist eine Buchung auf einem Konto, für die es keine Ausgleichsbuchung gibt.
In der Buchhaltung entsteht ein offener Posten, wenn eine Rechnung eingebucht wird, die zu einem späteren Zeitpunkt beglichen werden soll. Durch Zahlung der Rechnung wird der Posten ausgeglichen.
Man unterscheidet hier zwischen Offenen Posten aus Forderungen gegenüber Debitoren (Kunden) und Offenen Posten aus Verbindlichkeiten gegenüber Kreditoren (Lieferanten).
Offene Posten müssen systematisch und regelmäßig überprüft werden. Aus Debitorensicht müssen zeitnahe Zahlungseingänge sichergestellt werden und überfällige Forderungen frühzeitig gemahnt werden. Aus Kreditorensicht sollen Skontomöglichkeiten durch frühzeitige Zahlung ausgeschöpft werden bzw. Zahlungen innerhalb der Zahlungsfrist erfolgen und somit Verzugszinsen wegen verspäteter Zahlung vermieden werden.
Der Ausgleich offener Posten mit den zugehörigen Zahlungseingängen wird als „Ausziffern“ bezeichnet. Offene Posten können jedoch nur dann tatsächlich ausgeziffert werden, wenn die Summen der Beträge im Soll und im Haben übereinstimmen.
Besondere Herausforderungen von OPs in der Finanzbuchhaltung
Besondere Herausforderungen in der Buchung, Überwachung, Bearbeitung und Auszifferung Offener Posten entstehen insbesondere in größeren Buchhaltungen. Hier hat man es häufig mit einer Vielzahl von Kreditoren und Debitoren in Verbindung mit einem umfassenden Zahlungsverkehr zu tun.
Daraus ergeben sich beispielsweise folgende Anforderungen für den Einsatz moderner Buchhaltungsprogramme:
- Einfache und schnell bedienbare, transparente Beauskunftung über OPs
- Online-Zugriff auf OPs von Kunden, Lieferanten und Sachkonten
- Vorgefertigte oder einfach zu erstellende Berichte, beispielsweise OP-Bericht oder
Altersfälligkeits-Mahnübersicht - Analyse des Zahlungsverhaltens zur Vermeidung künftiger Risiken
- Einfache Handhabung von Wertberichtigungen/ Pauschalwertberichtigungen
- Leistungsfähige und treffsichere Auszifferung, die neben Identifizierungsnummern
auch eine betragsmäßige Zuordnung von Zahlungen ermöglicht - Pauschalisierte, kriterienbasierte Ausbuchung von Differenzen, wenn die
Summen der Zahlungsbeträge mit Offenen Posten nicht übereinstimmen - Auch Sachkonten (z. B. Verrechnungskonten) sollten OP-geführt werden können
- Lückenlose Plausibilitätsprüfungen für Erfassung, Buchung, Abstimmung
- Weitgehende Automatisierungspotenziale, um Zeitbedarf und Fehleranfälligkeit
auf das absolute Minimum zu reduzieren
Die FibuNet-Buchhaltungssoftware deckt bereits im Basisumfang einen Großteil dieser Anforderungen ab und lässt sich in Verbindung mit Erweiterungsmodulen zu einer Lösung für professionelles OP-Management kombinieren.