GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) präzisieren in vielen Punkten die bisherigen Regelungen laut GoBS und GDPdU. Der Kerninhalt der GoBD umfasst folgende Bereiche:
Geltungsbereich Datenverarbeitungssystem
Das „Datenverarbeitungssystem“ schließt unabhängig von Bezeichnung und Größe neben dem Hauptsystem alle Vor- und Nebensysteme mit ein, wie z.B. Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Materialwirtschaft, Fakturierung, Archivsystem u.v.m.
Kontierungspflicht auf Buchungsbelegen
Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Bei elektronischen Belegen ist eine elektronische Verknüpfung zum Datensatz mit entsprechenden Angaben erforderlich.
Verfahrensdokumentation bei elektronischer Archivierung
Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
Maschinelle Lesbarkeit
Ein neues Datenformat für elektronische Rechnungen ist ZUGFeRD. Entscheidend ist hier nicht, ob der Rechnungsempfänger nur das Rechnungsbild (Image) nutzt, sondern dass die zugehörigen XML-Daten vorhanden sind, die nicht durch eventuelle Formatumwandlung (z. B. von PDF-Format in GIF-Format) gelöscht werden dürfen.