Vorkontierung
Die Vorkontierung geht der Kontierung voraus. Mit dem Kontieren werden sogenannte Buchungssätze als Grundlage der Buchung von Geschäftsvorfällen gebildet. Ein Buchungssatz sollte den GoB entsprechend alle von einem Geschäftsvorfall betroffenen Konten beinhalten. Vorkontieren beinhaltet vorbereitende Tätigkeiten zur korrekten und vollständigen Kontierung bzw. Verbuchung. Die kann z.B. umfassen:
- Stichworte bzw. Notizen zur besseren Einordnung des Geschäftsvorfalls
- Vermerk der von einem Geschäftsvorfall angesprochenen Personen- bzw. Sachkonten auf dem entsprechenden Beleg oder in einer dafür vorgesehenen Maske
- Erstellen des Buchungstextes
Im Rahmen des Vorkontierens können buchungsrelevante Tätigkeiten auf dezentrale Stellen vorverlagert werden. Entsprechende Stellen kennen die betroffenen Geschäftsvorfälle besser oder haben sie ggf. sogar ausgelöst. Ohne entsprechende Angaben kann der Sachbearbeiter in der Buchhaltung beispielsweise nicht wissen, welche Kostenstelle bebucht werden soll. Durch die Vorverlagerung des Vorkontierens reduziert sich somit das Risiko für Fehlbuchungen und die Kosten für Rückfragen. Moderne Softwareprogramme zur Rechnungserfassung und Rechnungsbearbeitung unterstützen eine systematische Vorerfassung von Kontierungsdaten auf vorgelagerten dezentralen Einheiten.
Häufige Anwendungsbereiche des Vorkontierens sind auch im Zusammenspiel von Buchhaltungsdienstleistern und deren Mandanten zu finden. Die Buchhaltungsunterlagen können vor Übermittlung in jedem Fall vorkontiert werden. Dafür ist ein Kontenrahmen abzustimmen und dann jeder Beleg vom Unternehmen vor der Übermittlung an den Buchhaltungsdienstleister bzw. Steuerberater mit der entsprechenden Kontonummer zu versehen, was jedoch ein Mindestmaß an Buchhaltungskenntnissen voraussetzt.
Insgesamt lässt sich durch sachgerechten Einsatz der Vorkontierung die Produktivität in buchhalterischen Prozessen signifikant erhöhen.