GoBD-Anforderungen erfordern Digitalisierung der Rechnungsprozesse
Familie Wallner betreibt in Wolnzach ein VW-Autohaus, ein Unternehmen für Landtechnik sowie eine Reihe weiterer Unternehmungen im technischen Umfeld. Dies alles ist mit komplexen Anforderungen an die kaufmännische Verwaltung verbunden, die nur mit einer weitgehenden Digitalisierung der Unternehmensabläufe zu bewältigen sind. Beispielsweise gehen die Eingangsrechnungen größtenteils in elektronischer Form per Mail ein und wurden bis Ende letzten Jahres zur weiteren Bearbeitung noch ausgedruckt. Insbesondere die seit 2015 geltenden GoBD*) stellten Wallner bei diesem Vorgehen zunehmend unter Handlungsdruck. Ein wichtiger erster Schritt war vor diesem Hintergrund die Einführung von FibuNet webIC.
*) Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
Über Autohaus Wallner KG und Landtechnik Wallner KG
Das Autohaus Wallner KG ist Servicebetrieb für VW, VW Nutzfahrzeuge sowie Audi und seit August 2010 FibuNet-Kunde. Das Unternehmen ist zusammen mit dem Schwesterbetrieb Wallner Landtechnik KG in Wolnzach im Landkreis Pfaffenhofen ansässig.
Das Angebot des Autohauses umfasst neben den klassischen Serviceleistungen, wie Reparaturen, Inspektionen und Ersatzteilservice und Teilezubehör einen stets aktuellen Bestand an Gebrauchtfahrzeugen.
Die Wallner Landtechnik KG ist Vertragshändler für Traktoren der Marken Case und Steyr und bietet ein breites Spektrum ergänzender Produkte und Serviceleistungen im Bereich Landtechnik und Forstwirtschaft an. Besonderer Schwerpunkt ist dabei der Hopfenanbau, für den die Wallner Landtechnik KG seit über 60 Jahren u. a. eigene Schneidgeräte und Hopfenrebenladewägen herstellt und diese sogar ins europäische Ausland exportiert.
Insgesamt beschäftigen beide Unternehmen rund 70 Mitarbeiter.
FibuNet ist für das Autohaus und die Landtechnik KG sehr gut geeignet
Bereits seit über 12 Jahren nutzen die beiden Gesellschaften Autohaus Wallner KG und Wallner Landtechnik KG die FibuNet-Finanzbuchhaltungssoftware. Das FibuNet-Lösungspaket deckt mit seinem Funktionsspektrum die Anforderungen von VW-Händlern und VW-Servicebetrieben umfassend und präzise ab. Die FibuNet-Software erfordert im Rahmen einer typischen Einführung in diesem Branchenumfeld keine Softwareanpassungen bzw. Programmerweiterungen. Nach positiv verlaufener Evaluierung der Anforderungen der Wallner Landtechnik KG wurde entschieden, auch hier die bestehende Buchhaltungssoftware auszuwechseln und FibuNet einzuführen. Die systemtechnische Anbindung an die dort im Einsatz befindliche Warenwirtschaft COSware konnte reibungslos über die standardmäßig in beiden Systemen angelegte DATEV-Export-/Importschnittstelle realisiert werden.
GoBD-Anforderungen zwingen Wallner zum Handeln bei den Rechnungsprozessen
Die zunehmende Digitalisierung bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen geht auch an Autohaus und Landtechnik Wallner nicht spurlos vorüber. So gehen beispielsweise die Eingangsrechnungen größtenteils in elektronischer Form per Mail ein und wurden bis Ende letzten Jahres zur weiteren Bearbeitung noch ausgedruckt. Insbesondere die seit 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) stellten Wallner bei diesem Vorgehen zunehmend unter Handlungsdruck. Die naheliegende Lösung bot die Einführung von FibuNet webIC für die digitalisierte Rechnungsbearbeitung.
Digitale Dokumente werden mit webIC GoBD-konform hinterlegt
In FibuNet webIC werden die relevanten Buchhaltungsdaten aus den elektronischen Eingangsrechnungen extrahiert und für die weitere Bearbeitung bereitgestellt. Die digitalen Belege sind unmittelbar mit Übernahme ins webIC GoBD-konform hinterlegt und digital verfügbar. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen können entsprechende Rechnungsbelege jederzeit und unabhängig von ihrem Standort erfassen, abfragen, bearbeiten und freigeben. Innerhalb des integrierten Workflows prüfen berechtigte Benutzer die auf sie entfallenden Belege und geben diese zur Zahlung frei.
FibuNet webIC bringt weitere wichtige Vorteile
Die Einführung und Schulung erfolgte in den Wallner-Unternehmen auf Basis des vorkonfigurierten Workflows reibungslos und schnell. Neben der Einhaltung der GoBD hat sich die Kontrollfähigkeit deutlich verbessert. Gleichzeitig wird bei der Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen erheblich Zeit eingespart. Im Rahmen der Bearbeitung wird ein Großteil der Vorkontierung bereits mit erledigt. Aufgrund der hohen Integration können alle buchungsrelevanten Daten und Belege auf Knopfdruck in die FibuNet-Finanzbuchhaltung übernommen werden, ohne dass gesonderte Eingaben erforderlich sind.
Ernst Richter, Projektleiter, zieht Bilanz
„Mit FibuNet webIC die Digitalisierung der kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Prozesse zu starten, war sehr ermutigend. Der Anlass der Einführung von FibuNet webIC war zwar vorranging die Einhaltung der GoBD, die Vorteile in Bezug auf Transparenz und Zeitgewinn in der praktischen Anwendung sind aber offensichtlich. Hinzu kommt die problemlose und schnelle Einführung in Verbindung mit dem erstaunlich geringen Schulungsaufwand.“
