EU-Berichtspflicht in Bezug auf Nachhaltigkeit ist Auslöser für eine Digitalisierungsinitiative
Die junikum GmbH betreibt Jugendhilfeeinrichtungen zur Aufnahme, Pflege, Betreuung und Erziehung von Kindern und jungen Menschen. Als gemeinnützige GmbH unterliegt das Unternehmen besonderen Anforderungen in Bezug auf Transparenz und sozialer Verantwortung. So wurde auf EU-Ebene ein Entwurf zu Berichtspflicht in Bezug auf Nachhaltigkeit veröffentlicht, deren Anwendung neben großen, kapitalmarktorientierten Unternehmen auch für gemeinnützige Unternehmen diskutiert wird. Dies war Anlass, eine bereits vorgesehene Digitalisierungsinitiative zu starten und im Sommer 2023 FibuNet einzuführen.
Über die junikum Gesellschaft für Jugendhilfe und Familien St. Agnes mbH
Die gemeinnützige GmbH junikum ist anerkannter freier Träger der Jugendhilfe. In kirchlicher Trägerschaft unterstützt die Gesellschaft Kinder und Jugendliche sowie deren Familien mit einem vielschichtigen Leistungsangebot,das auch individuelle Hilfe ermöglicht. Zusammenfassend besteht das Leistungsangebot aus den folgenden Bereichen.
1. Angebote im Sozialraum
Hierzu gehören die Kindertagseinrichtungen in Oer-Erkenschwick und Gladbeck sowie Klassenassistenten und -assistentinnen, die in den Eingangsklassen vor Ort begleitend tätig werden.
2. Ambulante Hilfen
Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Mobilen Pädagogischen Diensten (MoPäD) beraten und unterstützen Eltern in Fragen der Erziehung und im Aufbau von Strukturen
3. Stationäre Heimerziehung in Regel- und Intensivwohngruppen
Wohngruppen kommen beispielsweise zum Tragen, wenn das Zusammenleben mit der Familie nicht mehr möglich ist oder Kinder und Jugendliche besonders betreut und gefördert werden müssen
4 Indivdualpädagogische Maßnahmen im Ausland
Jugendlliche, die massive und vielfältige Problemlagen zeigen und die in Deutschland in stationärer Jugendhilfe nicht mehr erreicht werden, können von einer Betreuung im Auslang profitieren.
Die junikum Gesellschaft für Jugendhilfe und Familien St. Agnes mbH hat seinen Hauptsitz in Oer-Erkenschwick und erwirtschaftete mit über 200 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in 2022 einen Umsatz von über 11 Mio. Euro.
Bestehende Buchhaltungssoftware stößt an ihre Grenzen
Die Realisierung des papierlosen Büros hatte beim Unternehmen junikum hohe Prioriät. Dabei lage es nahe, die vermehrt als E-Mail eingehenden Eingangsrechnungen digital zu verarbeiten und zu archivieren. Die bestehende Buchhaltungssoftware syska stieß bei der Anbindung eines elektronischen Archivs an ihre Grenzen. Ebenso konnte syska den immer komplexer werdenden Anforderungen von junikum in Bezug auf Transparenz und Berichterstattung nicht mehr gerecht werden.
FibuNet überzeugt im Auswahlprozess mit hohem Automatisierungsgrad
Bei der Suche nach Referenzen traf die Finanzleitung von junikum auf die Wohlfahrtsgesellschaft „Gut Hellberg mbH“, einem bestehenden FibuNet-Kunden, der ebenso wie junikum in kirchlicher Trägerschaft Jugendhilfeeinrichtungen der Erziehung und Bildung für männliche und weibliche Jugendliche unterhält. Ihrer Empfehlung folgend fiel die Entscheidung, FibuNet in den Auswahlprozess bei junikum einzubeziehen. In den folgenden Workshops konnte FibuNet mit seiner konsequenten Ausrichtung auf Digitalisierung und Automatisierung überzeugen. Insbesondere gefiel die durchgängige Konzeption von der automatisierten Rechnungserfassung und -bearbeitung über den integrierten Buchungsprozess bis hin zur elektronischen Archivierung. Dies ermöglicht auf Knopfdruck die jederzeitige Sichtung des Buchungsbelegs aus der Einzelbuchung heraus. Darüber hinaus waren in FibuNet spezielle Anforderungen aus dem Geschäftsmodell, wie beispielsweise dezentrale Gruppenkassen, problemlos abbildbar.
Problemlose Integration in die bestehende Systemumgebung
Nach der Entscheidung zugunsten von FibuNet im Frühjahr 2023 erfolgte ab Sommer die Einführung. Kernthemen waren die Anbindung an die bestehende Systemumgebung sowie die Migration der Altdaten. Bei der Anbindung an die Branchensoftware myJugendhilfe waren neben der Übertragung der Ausgangsrechnungen Gruppenkassen-Kennzeichen zu berücksichtigen. Zu diesem Zwecke wurde eine gesonderte Schnittstelle programmiert. Für die Übertragung der Altdaten konnte die bei FibuNet verfügbare Schnittstelle FNSyska verwendet werden.
Nutzungsumfang der FibuNet-Software umfasst u. a. Enterprise und webIC
Im Anschluss an die Basisschulung für die Finanzbuchhaltung erfolgte die Installation und Einrichtung der Software für Rechnungsbearbeitung FibuNet webIC.
Der Nutzungsumfang von FibuNet umfasst die Version Enterprise einschließlich Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung sowie den gleichzeitigen Zugriff von drei Nutzenden. FibuNet webIC ist auf den gleichzeitigen Zugriff von fünf Nutzenden ausgelegt. Derzeit ist ein jährliches Volumen von rund 5.000 Eingangsrechnungen zu bearbeiten.
Heike Hebing, Bereichsleitung Finanzen und Controlling, zieht Bilanz
„Mit FibuNet konnten wir dem papierlosen Büro einen erheblichen Schritt näherkommen. Dazu trägt insbesondere die übergreifende, digitalisierte Prozessunterstützung von FibuNet webIC bei. Ganz nebenbei erfüllt FibuNet unsere spezifischen funktionalen Anforderungen problemlos und zeichnet sich durch ein sehr gutes Preis-/ Leistungsverhältnis aus. Wir sind mit unserer Entscheidung zugunsten von FibuNet sehr zufrieden.“
