Rechnungsprozesse mit FibuNet webIC automatisiert und optimiert
Die geschäftliche Entwicklung der aus einem VEB-Kreisbetrieb für Landtechnik entstandene LAREMO-Gruppe hat zu einer steigenden Komplexität in den kaufmännischen Prozessen geführt. Zudem haben sich die gesetzlichen Anforderungen ständig erhöht. Durch Einführung von FibuNet webIC konnten die Prozesse der Rechnungsbearbeitung erheblich beschleunigt werden. Gleichzeitig können nun die gesetzlichen Auflagen, beispielsweise die formellen Prüfungen laut UStG oder die GoBD, noch sicherer eingehalten werden.
Über LAREMO GmbH
Die LAREMO GmbH in Langenwetzendorf hat sich nach 1991 neben der ursprünglichen Landtechniksparte verstärkt zum Servicepartner für Nutzfahrzeuge, Landtechnik und Baumaschinen profiliert. Die so entstandenen Leistungsbereiche bieten den Kunden einen kompletten Service rund um das Fahrzeug.
Die Mitarbeiter der LAREMO-Gruppe haben sich zu Handwerksmeistern, sowie zu Service- und Prüfspezialisten qualifiziert. Umfangreiche jährliche Investitionen in Prüf- und Diagnosetechnik führten zu einer stetigen Erweiterung der Leistungsangebote. Die Zertifizierung aller Bereiche der LAREMO-Unternehmensgruppe nach DIN EN ISO 9001:2008 befindet sich auf aktuellem Stand.
Die Unternehmen REIFENCENTER Langenwetzendorf GmbH, LAREMO Gesellschaft für Fahrzeug- und Umwelttechnik sowie Sonderstahlbau mbH und die STZ GmbH in Triptis tragen mit ihren Leistungen zur Attraktivität des LAREMO-Gewerbeparks bei.
Komplexität im Rechnungsprozess und Gesetzesauflagen benötigen Lösungen
Die LAREMO GmbH ist zusammen mit ihren Tochterunternehmen als ein typisch mittelständisches Unternehmen einerseits spezialisiert auf Maschinenfahrzeuge in den Bereichen Landtechnik, Baumaschinen und Umwelttechnik. Andererseits erbringt das Unternehmen verschiedenste Leistungsarten in den Bereichen Handel, Service, Dienstleistung und Montage. Dies erfordert flexible und leistungsfähige Softwaresysteme zur Unterstützung der technischen und kaufmännischen Prozesse. Die Laremo GmbH nutzt in diesem Anforderungsrahmen bereits seit 2004 FibuNet-Software für die Bereiche Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung.
Im Rahmen der Diversifizierung hat die Anzahl der zu erfassenden und zu bearbeitenden Eingangsrechnungen ständig zugenommen und umfasst gruppenweit inzwischen über 13.500 Rechnungen jährlich. Die bereichs- und teilweise standortübergreifenden Prüf- und Genehmigungsverfahren gestalteten sich zunehmend komplexer. Hinzu kamen die steigenden gesetzlichen Auflagen laut UStG bzw. laut GoBD.
Analyse, Dokumentation und Konfiguration des Rechnungs-Workflows
Die intensive Evaluierung von FibuNet webIC, dem Modul für die automatisierte Rechnungsbearbeitung, führte letztlich zu der Entscheidung, webIC einzuführen und weit umfassender als das bisher eingesetzte Rechnungseingangsbuch zu nutzen. In diesem Zusammenhang folgte nach einer umfassenden Bestandsaufnahme des Rechnungs-Workflows die schrittweise Dokumentation, Optimierung und Konfiguration mit Hilfe des in FibuNet webIC integrierten Workflow-Designers.
Reengineering der Rechnungsbearbeitung bringt erhofften Erfolg
Alle Eingangsrechnungen werden heute an beiden Unternehmensstandorten zentral erfasst. Dabei wird die im Basisumfang enthaltene FibuNet-Ausfüllhilfe auf OCR-Basis verwendet, mit der weit über 50 Prozent der buchungsrelevanten Daten erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt werden können. Die auf diese Weise digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden automatisch an die zuständigen Prüfungs- und Genehmigungskreise weitergeleitet. Dies und die darauf folgende sachliche Prüfung bzw. anschließende Genehmigung kann nun unabhängig vom Standort bzw. vom Arbeitsplatz erfolgen. Ein großer Teil der Rechnungen entfällt zwecks Freigabe nach wie vor auf die Geschäftsführung. Diese sind aber im Vergleich zu früher lückenloser und sicherer vorgeprüft, übersichtlicher aufbereitet und bleiben auch für die Buchhaltung weiterhin im Zugriff.
Nach Genehmigung bzw. Freigabe der laut Rollenkonzept zuständigen Stellen erfolgt die automatische Übergabe der digitalisierten Rechnungen mit Anhängen und auf den Bearbeitungsstufen komplettierten Kontierungsvorschlägen in die Finanzbuchhaltung zur Verbuchung.
Das seit August 2015 in Nutzung befindliche webIC hat zu einer erheblichen Beschleunigung der Rechnungsdurchläufe und deutlich erhöhter Transparenz beigetragen.
Susanne Pohl, Leitung Buchhaltung, zieht Bilanz
„Wir können uns seit der Einführung des FibuNet webIC deutlich besser auf unsere Kernthemen in der Buchhaltung konzentrieren. Rechnungen brauchen nicht mehr herumgetragen zu werden. Werden Rechnungsunterlagen benötigt, können jetzt die Fachabteilungen selbst auf einfache Art entsprechende, digitalisierte Rechnungen im webIC finden. Und wenn der Durchlauf einmal stockt, dann sehen wir Dank webIC auf einen Blick, an welcher Stelle es hakt.“
