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Alice Ziemer

Vertriebsinnendienst

Automatisierungspotenziale im Rechnungswesen konsequent genutzt

Die Unternehmensgruppe Hugo Hamann ist als Lieferant und Dienstleister in allen Fragen rund um das Büro mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert. So führen die allgemeine Veränderung des Kundenverhaltens, die digitale Transformation mit der Ausweitung des mobilen Online-Handels sowie die Zunahme branchenfremder Vertriebswege zu einer Veränderung der Nachfrage, steigendem Wettbewerbsdruck sowie zu einer Verschärfung des Preiswettbewerbs. Das Unternehmen betreibt vor diesem Hintergrund ein aktives Kostenmanagement sowie den Ausbau der ERP-Systeme mit zunehmender Gewichtung der Controlling-Möglichkeiten. Die konsequente Umsetzung von Automatisierungspotenzialen im Rechnungswesen im Rahmen der Einführung von FibuNet-Softwarelösungen war in diesem Zusammenhang ein wichtiger Schritt zur erfolgreichen Zukunftssicherung.

Über Hugo Hamann

Die Unternehmensgruppe Hugo Hamann, Heinr. Hünicke und Jacob Erichsen (im Folgenden: Hugo Hamann) erwirtschaftet als Lieferant und Dienstleister in allen Fragen rund um das Büro mit rund 500 Mitarbeitern an elf Standorten einen Umsatz von über 80 Mio. Euro.

Hugo Hamann versteht sich als Dienstleister in allen Fragen rund um das Büro und ist mit seinen spezialisierten Fachbereichen zukunftsorientiert ausgerichtet. Ob Büromöbel und Einrichtungskonzepte, IT-Systemlösungen, Kopier- und Drucksysteme oder der alltägliche Bürobedarf – Hugo Hamann bietet Beratung, Planung, Schulung und technischen Service aus einer Hand. Darüber hinaus unterhält die Firmengruppe vier Fachgeschäfte und zwei Fachmärkte für Papeterie, Schreib-, Schul-, Künstler- und Hobbybedarf sowie und eine eigene Offset-Druckerei für Broschüren, Bücher, Kalender, Geschäftsdrucksachen und vieles mehr.

Zentrale Rolle der Finanzbuchhaltung als Integrations- und Informationsplattform

Die Vielzahl dieser unterschiedlichen Geschäftsbereiche bringt eine hohe Komplexität in der Abwicklung der Geschäftsprozesse mit sich. Dies spiegelt sich auch in den vier unterschiedlichen Warenwirtschaftssystemen wieder, die bei Hugo Hamann im Einsatz sind.

Vor diesem Hintergrund spielt die Buchhaltungssoftware als Integrations- und Informationsplattform eine besondere Rolle. Neben der ständig erforderlichen Kompatibilität mit der Systemumgebung muss die Software auch stets gesetzeskonform arbeiten und den GoBD entsprechen. Die bislang eingesetzte Buchhaltungssoftware genügte diesen Anforderungen nicht mehr, so dass noch im Jahr 2015 entschieden wurde, diese durch die FibuNet-Finanzbuchhaltung zu ersetzen.

Die Einführung der FibuNet-Softwarelösungen war wegen der komplexen Systemumgebung mit einem durchdachten Schnittstellenkonzept verbunden. Als Bestandteil dieses Konzeptes wurde festgelegt, dass die Stammdaten, Ausgangsrechnungen und Gutschriften aus dem führenden Warenwirtschaftssystem in FibuNet überspielt werden und die Offenen Posten (OPs) aus FibuNet zurückgemeldet werden sollen. Ebenso wurde festgelegt, dass zur Rechnungsprüfung das Modul FibuNet webIC an das führende Warenwirtschaftssystem angebunden werden soll. Weitere Schnittstellen betrafen die bidirektionalne Anbindungen von drei weiteren Warenwirtschaftssystemen an die FibuNet-Finanzbuchhaltung sowie die Anbindung einer vorhandenen Archivierungs-Software an FibuNet webIC.

Mit der Einführung von FibuNet wurden kaufmännische Prozesse optimiert

Die FibuNet-Software wurde parallel zum laufenden Betrieb eingeführt und ist seit September 2016 mit den Modulen Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Reportgenerator, OP-Analyse, Fremdwährung, Konsolidierung sowie Zentralregulierung produktiv im Einsatz. Der Nutzungsumfang umfasst 12 User, die gleichzeitig auf das System zugreifen können. Das Mengengerüst umfasst rund 25.000 Debitoren, über 2.800 Kreditoren sowie rund 2.100 Sachkonten.

Die Einführung der neuen Software für das Rechnungswesen wurde zum Anlass genommen auch die kaufmännischen Abwicklungsprozesse weiter zu optimieren und zu automatisieren. In diesem Zusammenhang wurde entschieden, ergänzend dazu FibuNet webIC, das Modul für die automatisierte Rechnungsbearbeitung einzuführen, was zwischenzeitlich mit hoher Zufriedenheit den Kunden erfolgt ist.

FibuNet webIC ist bei Hugo Hamann seit Mai 2017 produktiv im Einsatz. Am Hauptstandort Kiel werden seitdem die Eingangsrechnungen eingescannt, automatisiert erfasst und bearbeitet. Die Extraktionssoftware IRIS Xtract, die FibuNet als Kooperationspartner zusammen mit dem Modul webIC vertreibt, extrahiert alle buchungsrelevanten Daten vollautomatisiert aus den Rechnungen und überspielt sie in die FibuNet-Software, um automatisiert Kontierungsvorschläge zu erzeugen.

Nach der erfolgreichen Einführung von FibuNet webIC in der Zentrale erfolgt derzeit der Roll-Out in die Filialen durch das interne Projektteam. Gruppenweit werden nach Anbindung aller Standorte über 200 Eingangsrechnungen pro Tag in webIC erfasst und können im weiteren Verlauf zeit- und ortsunabhängig geprüft, bearbeitet und genehmigt werden. Der Nutzungsumfang wird nach abgeschlossenem Roll-Out insgesamt 120 Mitarbeiter umfassen.

Martina Lenz, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen bei Hugo Hamann, zieht Bilanz

„Die FibuNet-Finanzbuchhaltung und -Kostenrechnung hat sich im Produktivbetrieb bewährt. Das Rechnungsbearbeitungs-Modul FibuNet webIC läuft rund und hat nach Einführung am Hauptstandort den Rechnungsdurchlauf erheblich beschleunigt. Trotz der komplexen Umfeldbedingungen wurde das Projektbudget voll eingehalten.“

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