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Vertriebsinnendienst

Erfolgreiche Integration von webIC mit proALPHA optimiert Rechnungsbearbeitung

Beim Einsatz von ERP-Software kann der tatsächliche Nutzungsgrad stark vom möglichen Nutzungsumfang abweichen, was zu höheren Lizenzaufwendungen führen kann, als erforderlich ist.

Diese Herausforderung wurde bei der OKE-Group erfolgreich gelöst, indem die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, die nicht die direkte Herstellung betreffen, seit Herbst 2017 vollumfänglich von pA_webIC unterstützt wird. Dieses Modul basiert auf der FibuNet-Anwendung für Rechnungsbearbeitung, die speziell für die Integration in die proALPHA-Welt durch Dr. Schmitz die Mittelstandberater GmbH angepasst wurde.

Über OKE-Group

Zur OKE-Unternehmensgruppe gehören insgesamt 17 Einzelunternehmen, die weltweit in logistischer Nähe zu den Kunden angesiedelt sind. Mit 1.950 Mitarbeitern wird die gesamte Prozesskette von der Idee bis zum fertigen Bauteil abgebildet und ein Umsatz von über 200 Mio. Euro erzielt.

Kernkompetenzen von OKE sind die Extrusion, Spritzguss, Pultrusion, die CNC-Bearbeitung, die Stanz- und Umformtechnik, der Sondermaschinenbau, sowie der Werkzeugbau. Je nach Marktzugang und Kundenstruktur werden diese Fertigungsmethoden kombiniert, um immer eine ganzheitliche Lösung zu liefern und je nach Kundenanforderung mit unterschiedlich hohen Automatisierungsstufen, Weiterverarbeitungen und Qualitätskontrollen.

Mit der Faserverbundtechnologie und der Hybridtechnik geht die OKE-Group neue Wege für die Zukunft und ergänzt ihr Portfolio perfekt mit dem eigenen Werkzeug- und Sondermaschinenbau. Durch die Weiterentwicklung der Technologien und Arbeitsabläufe sowie der Kombination verschiedener Prozesse ist OKE fortlaufend bestrebt,
aktuell und zukünftig innovative und effiziente Produkte anzubieten.

Einbeziehung der Beschaffungsbereiche außerhalb der ERP-Kernanwendung

Die Unterstützung der Logistikprozesse und Beschaffung der Materialien für die Produktherstellung, bei OKE vorrangig Kunststoff und Metall, ist Kernaufgabe einer ERP-Software. Dazu gehört jedoch nicht notwendigerweise die Beschaffung aller anderen, verschiedenartigen und durchaus wechselnden Produkte und Leistungen, die nicht den Herstellungsprozess direkt betreffen. Die Einbeziehung dieser arrondierenden Beschaffungsbereiche in die ERP-Software kann schnell zu unangemessen hohen Lizenzaufwendungen führen, wenn der tatsächliche Nutzungsgrad in diesen Bereichen stark vom möglichen Funktionsumfang abweicht. So könnten im Rahmen der Rechnungsprüfung nur wenige Tätigkeiten erforderlich sein, für die ggf. entsprechende Mitarbeiter als normaler User mit einem erhöhten Nutzungsumfang lizensiert werden müssten.

Die Bearbeitung der Eingangsrechnungen, die nicht die direkte Herstellung betreffen, wird seit Herbst letzten Jahres vollumfänglich von pA_webIC unterstützt, einer OEM-Variante von FibuNet-webIC, die speziell für die Integration in die proALPHA-Welt seitens Dr. Schmitz die Mittelstandberater GmbH angepasst wurde. Auch die Federführung von pA_webIC erfolgte seitens des FibuNet-Vertriebspartners, der sich auf das optimale Zusammenspiel dieses OEM-Moduls mit proALPHA spezialisiert hat. Unter anderem konnten bei der OKE-Group auch die nicht-proALPHA-Anwender in den elektronischen Workflow zur Rechnungsprüfung erfolgreich integriert werden.

Zusammenspiel von webIC und proALPHA geht „Hand in Hand“

Nach dem Einscannen entsprechender Rechnungen werden seit dem Produktstart mittels OCR-Erkennung die buchhaltungs-relevanten Rechnungsdaten extrahiert und für die weitere elektronische Bearbeitung bereitgestellt. Die Rechnungen werden digital in den Prüf- und Genehmigungslauf weitergeleitet und die zuständigen Sachbearbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigt. Innerhalb des integrierten Workflows können berechtigte Benutzer Rechnungen in einem Vorgang prüfen und vorkontieren und zwar unabhängig davon, ob diese proALPHA nutzen oder nicht. Die Kontierungsvorschläge werden am Ende des Prozesses einschließlich digitalisierter Rechnungen, Bearbeitungshistorie sowie sämtlicher Anhänge in die Buchhaltung übernommen. Gegenkontovorgaben einschließlich der Kontierung der Kostenrechnung werden dabei automatisch aus den proALPHA-Vorgaben übernommen. Umgekehrt sind die für die Materialwirtschaft relevanten Rechnungsdaten unmittelbar nach der Rechnungserfassung in proALPHA verfügbar.

Der eigentliche Freigabeprozess findet bei OKE nun zusammenfassend in einer web-Applikation mit Mailintegration außerhalb von proALPHA statt. Das ist lizenz- und kostensparend sowie höchst flexibel.

Mathias Löcken, Leiter Finanzen, zieht Bilanz

„Die Akzeptanz der webIC-Lösung bei den Anwendern ist hoch und die Bearbeitung der Rechnungen außerhalb der proALPHAWelt wurde sehr positiv aufgenommen. Insgesamt hat sich das Projekt in hohem Maße nachweislich und messbar gelohnt.“

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