FibuNet webIC forciert Automatisierung der Verwaltungsprozesse
Die VEWAG Verwaltungsgesellschaft mbH in Waging betreibt in Süd- und Ostdeutschland rund 60 Tankstellen, vorwiegend unter der Marke ARAL. Zentra-les Unternehmensziel ist es, die Standorte und den Service ständig zu erweitern und zu modernisieren. Trotz des dadurch zunehmenden Arbeitsaufkommens und der zunehmenden Komplexität in den kaufmännischen Prozessen soll gleichzeitig die Effizienz in der Verwaltung durch konsequente Automatisierung erhöht werden. Einer der ersten Schritte der neu eingeleiteten Digitalisierung in der Verwaltung war die erfolgreiche Einführung der FibuNet-Software webIC für Rechnungsbearbeitung.
Über die VEWAG Verwaltungsgesellschaft mbH
Die VEWAG Verwaltungsgesellschaft mbH in Waging betreibt in Süd- und Ostdeutschland rund 60 Tankstellen vorwiegend unter der Marke ARAL, der Nr. 1 im deutschen Tankstellenmarkt. Mit der ARAL-Partnerschaft und dem Abschluss eines eigenen Markenhändlervertrags im Jahr 2007 begann ein rasanter Aufbau des Tankstellennetzes mit dem Schwerpunkt Süd- und Ostdeutschland.
Anfang 2006 übernahm Peter Lanzerstorfer die Geschäftsführung der Firma Alois Wachter & Co. Mineralölhandel GmbH. Mit jahrzehntelanger Erfahrung im Tankstellengeschäft wurden neue Schwerpunkte zugunsten eines neuen Tankstellennetzes gesetzt. Parallel erfolgte die Gründung der neuen Gesellschaft VEWAG Verwaltungsgesellschaft mbH in Waging, die nach Einbeziehung der Wachter-Tankstellen in die ARAL-Belieferung das Tankgeschäft seit 2010 alleine betreibt.
Nach dem Tod des Gründers Peter Lanzerstorfer im Februar 2019 haben seine Söhne Fabian und Tobias Lanzerstorfer in zweiter Generation die komplette Führung des Unternehmens übernommen. Mit insgesamt 19 Mitarbeitern erwirtschaftet die VEWAG einen jährlichen Umsatz von rund 165 Mio. Euro.
Permanet hohes Belegvolumen muss schlank bearbeitet werden
Als Inhaberin des Tankstellennetzes steuert die VEWAG alle Investitionen, Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen an den Gebäuden, den Tank- und Waschanlagen sowie in den Shops. Die Tankstellen und zugehörigen Anlagen und Einrichtungen sind hauptsächlich an selbständige Gewerbetreibende verpachtet. Der Rechnungseingang aus der täglichen Abrechnung des Kraftstoffgeschäfts sowie Lieferantenrechnungen für Wartung, Instandhaltung und Investitionen bestimmen – in Verbindung mit deren Prüfung – zunehmend das Tagesgeschäft.
Als Branchenlösung zur Unterstützung des Einkaufs, der Warenwirtschaft und der Abrechnungen des Kraftstoff-bereichs setzt die VEWAG seit Gründung die edoil-Software des Herstellers eurodata AG ein. Das dort integrierte Finanzbuchhaltungsmodul edfibu basiert seit 2016 auf der etablierten Finanzbuchhaltungssoftware FibuNet. Die FibuNet-Finanzbuchhaltung ist bei der VEWAG als OEM-Komponente mit dem Kostenrechnungs- und Banking-Modul BankBlitz XL im Einsatz. Insgesamt sind in der Buchhaltung 4 Mitarbeiter tätig.
Die insgesamt nur 19 Mitarbeiter in der Zentrale sollen möglichst wertschöpfend tätig sein. Zu viel manuelle Arbeit für wiederkehrende Tätigkeiten, beispielsweise im Rahmen der Rechnungsprüfung, ist da ebenso wenig zielführend, wie krankheits- und urlaubsbedingte Bearbeitungsstaus. Rechnungen bleiben dann ggf. auf den Schreibtischen fehlender Mitarbeiter liegen, sind nur schwer auffindbar und können womöglich nicht fristgerecht zur Zahlung angewiesen werden.
Einführung von FibuNet webIC führt zur erforderlichen Effizienz in der Rechnungsbearbeitung
Nach der erfolgreichen Einführung von FibuNet webIC in der ersten Jahreshälfte 2019 werden nun die jährlich rund 7.000 Eingangsrechnungen bei der VEWAG sofort nach Rechnungseingang gescannt und digital archiviert. Mittels der OCR-Software von CaptureThis! wird der Großteil der buchungsrelevanten Daten automatisch erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt. Die auf diese Weise digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden automatisch an die zuständigen Prüfungs- und Genehmigungskreise weitergeleitet, in die insgesamt 13 Mitarbeiter eingebunden sind. Dadurch ist ein schneller Zugriff auf alle Rechnungsdaten möglich, ohne nach Papierbelegen suchen zu müssen. Über Eskalationsmeldungen im Prüfprozess werden Bearbeitungsstaus vermieden, Rechnungen bleiben nicht mehr liegen und die Einhaltung von Skontofristen kann gewährleistet bzw. Mahngebühren vermieden werden, wenn einzelne Mitarbeiter ausfallen.
Nach Genehmigung bzw. Freigabe erfolgt die automatische Übergabe der digitalisierten Rechnungen mit Anhängen nebst Kontierungsvorschlägen in die Finanzbuchhaltung zur Verbuchung. Die rund 3.000 Eingangsrechnungen, die ARAL als Lieferanten betreffen, werden direkt in das Warenwirtschaftssystem edoil übergeben und automatisch durchgebucht. Eine Besonderheit im Prozess der Rechnungserfassung ist, dass auch die betroffenen Kostenstellen über die OCR-Erkennung von CaptureThis! ausgelesen, mit ins webIC übergeben und Bestandteil der automatisch generierten Kontierungsvorschläge werden. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis in der Buchhaltung.
Die nächste Stufe der Digitalisierung ist bereits beschlossen
Der Folgeschritt des Digitalisierungskonzeptes befindet sich bereits mit der Einführung des FibuNet-Partnerproduktes FILERO der LIB-IT DMS GmbH in Umsetzung. Das webbasierte Enterprise Informationssystem FILERO ermöglicht die Speicherung und den Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Daten, Dokumente, E-Mails etc. Auch Vorgänge und Arbeitsabläufe lassen sich in FILERO flexibel abbilden und archivierte Dokumente und Inhalte vorgangsbezogen zuordnen. Es eignet sich damit hervorragend als systemführende Integrationsplattform. Die fertig vorentwickelte Integrationsschnittstelle mit der FibuNet-Finanzbuchhaltung und FibuNet webIC ermöglicht es, dass Geschäftsvorfälle mit allen Stammdaten, Verträgen sowie Korrespondenz angelegt und die damit verbundenen Prozesse weitgehend automatisiert bearbeitet werden können.
Tobias Lanzerstorfer, Geschäftsführer, zieht Bilanz
„Die VEWAG ist dem Ziel, die Effizienz in den kaufmännischen Prozessen zu erhöhen, einen erheblichen Schritt nähergekommen. Dabei konnten wir auf die hohe fachliche Kompetenz von FibuNet bauen und haben Dank FibuNet wichtige Erkenntnisse für weitere sinnvolle Maßnahmen in der konsequenten Digitalisierung unserer Verwaltung erhalten.“
