Beschleunigte Rechnungsbearbeitung im PORSCHE Zentrum
Als relativ kleines Vertriebs- und Servicezentrum war es für das PORSCHE Zentrum Fulda sehr wichtig, mit der Einführung einer neuen Rechnungswesen-Software den administrativen Aufwand für die Rechnungsbearbeitung, Buchhaltung und Kostenrechnung so gering wie möglich zu halten. Gleichzeitig galt es, die Qualität des Outputs zu erhöhen, was dem Porsche Zentrum dank FibuNet auf überzeugende Art gelungen ist.
Über PORSCHE Zentrum Fulda Kahrmann Sportwagen GmbH
Das Porsche Zentrum Fulda Kahrmann Sportwagen GmbH ist eine von rund 100 bundesweit verteilten Porsche-Vertragshändlern. Mit insgesamt 22 Mitarbeitern steht den Kunden ein hochqualifiziertes und motiviertes Verkaufs- und Serviceteam rund um die Porsche Welt mit individueller Beratung und Betreuung zur Seite.
Neben dem Neu- und Gebrauchtwagenvertrieb gehören u.a. das Ersatzteilgeschäft und der Werkstattbetrieb zum Leistungsspektrum des Porsche Spezialisten.
Einführung der FibuNet Finanzbuchhaltung schafft Ausgangsbasis für Optimierung
Die notwendig gewordene Ablösung der veralteten COMET-Software Fibu TOP war für das Porsche Zentrum Fulda Anlass, eine moderne Buchhaltungs- und Kostenrechnungssoftware einzuführen und in dem Zuge auch die administrativen Abläufe zu reorganisieren und zu straffen.
Zentrale Anforderungen an die neue Rechnungswesenssoftware waren Brancheneignung, saubere Schnittstellen zum Händlersystem VAUDIS und dem KPI-Porsche Management. Des weiteren waren die Reputation am Markt sowie die flexible Anpassbarkeit an individuelle Unternehmensprozesse ausschlaggebende Kriterien.
Der Vertrieb und die Implementierung der FibuNet-Software wurde im Porsche Zentrum Fulda durch den FibuNet Vertragspartner MK-IT Service im Jahr 2012 durchgeführt. Seitdem wird der Kunde ebenfalls von MK-IT Service durch eigene Spezialisten sowie durch eine eigene Hotline betreut.
FibuNet webIC überwindet Unzulänglichkeiten in der Rechnungsbearbeitung
Eine besondere Herausforderung des Porsche Zentrums Fulda war, dass die Buchhaltung standortbedingt mit erheblichen Rechnungsnachläufen konfrontiert war. Die Verwaltung war in eine ca. 5 Kilometer entfernte Nebenstelle ausgelagert und konnte die zeitnahe Bearbeitung nebst Vollständigkeitsprüfung nicht effektiv sicherstellen. Inzwischen ist die Verwaltung näher herangerückt, ist jedoch nach wie vor in gesondert angemieteten Räumen separat untergebracht. Durch Einsatz der vollständig webbasierten FibuNet Anwendung webIC wurden diese Unzulänglichkeiten vollständig behoben. Die Eingangsrechnungen werden nun nach Rechnungseingang unmittelbar gescannt und digital archiviert. Mittels der integrierten OCR-Erkennung und Extraktionssoftware wird ein Großteil der buchungsrelevanten Rechnungsdaten vollautomatisiert in Kontierungsvorschläge überführt.
Mithilfe des in FibuNet webIC enthaltenen Workflow-Designers konnten sämtliche Anforderungen in Bezug auf die individuellen Prüf- und Genehmigungsschritte reibungslos und komfortabel umgesetzt werden. Zeitverzögerungen in der Rechnungsbearbeitung aufgrund von „Engpässen“ in der Organisation gehören künftig ebenfalls der Vergangenheit an.
Axel Köhler, kaufmännischer Leiter, zieht Bilanz
„Sämtliche Eingangsrechnungen sind jetzt dank FibuNet webIC sofort und vollständig im Blick. Positiver Nebeneffekt ist, dass sich das System in Windeseile durch die Einhaltung sämtlicher Skontofristen und vollständige, zeitnahe Ausnutzung des Vorsteuerabzugs amortisiert hat.“
