Standortübergreifende Automatisierung individueller Rechnungsprozesse
Zu der Unternehmensgruppe Stork Hotels & Thermen gehören bundesweit einige der bekanntesten Thermen und Hotels. Unterstützt durch die Digitalisierungsinitiative „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft wurde in 2022 die Rechnungsbearbeitung gruppenweit digitalisiert und erfolgreich optimiert. Zu diesem Zwecke wurde FibuNet webIC eingeführt. Berechtigte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Stork Hotels & Thermen haben nun im Rahmen der Rechnungsprüfung bzw. -freigabe auf die im System hinterlegten Rechnungsbelege über das Internet verschlüsselten direkten Zugriff. FibuNet webIC wird dabei zentral bei dem für die Buchhaltungsdienste zuständigen Dienstleister GNB-Niemczyk betrieben.
Über Stork Hotels & Thermen
Seit 1987 ist Stork Hotels & Thermen erfolgreich in den Geschäftsfeldern Finanzierung, Planung, Bau und Betriebsmanagement von Freizeit-, Hotel- und Wellnessanlagen tätig. Jahr für Jahr bezeugen die über zwei Millionen Gäste der Freizeitanlagen und Hotels aufs Neue die Kompetenz und das Engagement der über 600 Beschäftigten der Gruppe.
Seit Gründung wurden 1987 die Westfalen-Therme in Bad-Lippspringe, 1992 die Ostsee-Therme in Scharbeutz, 1998 die Sachsen-Therme in Leipzig sowie 2001 die Rhein-Main-Therme in Hofheim am Taunus eröffnet.
Parallel dazu wurde die Idee von an die Thermen angeschlossenen Hotels entwickelt. So entstand 1997 das 4* Vital-Hotel in Bad Lippspringe, 2008 das 5* superior Hotel Gran BelVeder in Scharbeutz sowie 2015 das 4* superior Vital-Hotel in Hofheim am Taunus.
Die Anlagen zählen zu den modernsten und innovativsten in Deutschland.
Digitalisierungsinitiative „go-digital“ des Bundes gibt Projektanstoß
Unterstützt durch die Digitalisierungsinitiative „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft wurde noch 2021 entschieden, FibuNet webIC einzuführen und die Rechnungsbearbeitung für die Stork Hotels & Thermen gruppenweit zu digitalisieren. Dies beinhaltete auf Seiten der GNB-Niemczyk die formelle Prüfung, Erfassung und Verbuchung der Eingangsrechnungen sowie nach Freigabe seitens der Stork-Geschäftsleitung die Zahlungsanweisungen. Das Einführungskonzept sah auf der ersten Stufe ab Februar 2022 eine Pilotierung bei der Rhein-Main-Therme in Hofheim vor. Dabei wurde ein für alle Thermen anwendbarer Rechnungsworkflow konfiguriert.
Einführung einschließlich Roll-out erfolgt weitgehend in Eigenregie
Die Buchhaltungen der Stork-Gesellschaften werden schon seit Jahren erfolgreich vom Buchhaltungsservice GNB-Gerhard Niemczyk in Hemmelsdorf bei Timmendorfer Strand durchgeführt. Die GNB übernahm nach Begleitung der Ersteinführung bei der Rhein-Main-Therme einschließlich Train-the-Trainer-Training den Roll-out in die anderen Gruppengesellschaften.
Nach erfolgreichem Testbetrieb erfolgte ab Mai 2022 schrittweise die Übertragung der vorkonfigurierten Anwendung auf die drei weiteren Thermen und das Hotel Gran BelVeder. Die Anwenderschulungen wurden bereits seitens GNB durchgeführt. Der Roll-out einschließlich Umsetzung eines ausgefeilten Berechtigungs- und Sicherheitskonzeptes konnte auf dieser Basis innerhalb weniger Wochen bewerkstelligt werden.
Zentrale digitale Erfassung dezentral eingehender PDF-Rechnungen
Seit Juli 2022 sind alle Gesellschaften der Stork-Gruppe vollumfassend in den Rechnungsworkflow von FibuNet webIC eingebunden. Mittels Mail-Collector wird auf sämtliche per E-Mail in die Postfächer der Stork-Betriebe eingehenden Rechnungen seitens GNB zentral zugegriffen. Diese werden mit Hilfe der Extraktionssoftware CaptureThis! automatisiert in FibuNet webIC erfasst. Vereinzelt noch per Post eingehende Rechnungen werden sofort gescannt und mit dem Scanvorgang automatisch als E-Mail in den Postfächern für den Zugriff bereitgestellt.
Standortübergreifende Rechnungsprüfung – ausgefeiltes Berechtigungskonzept
Nach formeller Prüfung der Eingangsrechnungen durch die GNB erfolgt über Webzugriff workflow-gesteuert die sachliche Prüfung bei den Stork-Betrieben auf Abteilungsleitungsebene sowie die Rechnungsfreigabe auf Betriebsleitungsebene. Die Zahlungsfreigabe für neu auftretende Rechnungsbelege ist der Stork-Geschäftsführung vorbehalten. Die Zahlungsanweisungen, abschließende Buchungen sowie die Übernahme der zugehörigen Buchungsbelege in die Finanzbuchhaltung können bei der GNB am Ende des Workflows weitgehend per Knopfdruck erfolgen. In die Erfassung und Bearbeitung der jährlich rund 20.000 Eingangsrechnungen sind insgesamt rund 70 Anwender und Anwenderinnen eingebunden.
FibuNet webIC wird schnell produktiv und rentabel
Laut GNB machten sich bereits sehr schnell nach der Einführung von FibuNet webIC die Vorteile der digitalisierten Rechnungsbearbeitung bemerkbar. Während noch Anfang des Jahres Rechnungsbelege kistenweise hin- und hergeschickt werden mussten, sind nun alle Belege unmittelbar nach der Erfassung unabhängig von Ort und Zeit im Zugriff. Belegfluss und Bearbeitungszeit sind unvergleichlich schneller geworden. Über den Bearbeitungsstand und das Rechnungsvolumen besteht nun jederzeit Transparenz. Ebenso kann jetzt der Bearbeitungsprozess gezielt gesteuert werden.
Gerhard Niemczyk, Inhaber der GNB-Gerhard Niemczyk Buchhaltungsservice, zieht Bilanz
„Nach anfänglicher Skepsis hinsichtlich Akzeptanz und Schulungsaufwand sind wir bereits während der Pilotierung zu Fans von FibuNet webIC geworden, so Gerhard Niemczyk, Inhaber der GNB. „Das System ist einfach zu bedienen und äußerst anwenderfreundlich. Die mit der Nutzung von FibuNet webIC verbundenen Vorteile und insbesondere der Zeitgewinn sind enorm. Unter keinen Umständen möchten wir FibuNet webIC mehr missen.“
