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FibuNet webBI erhöht Auskunftsfähigkeit und Transparenz

DRK Volunta ist der Träger von Freiwilligendiensten des Deutschen Roten Kreuzes in Hessen. Im Rahmen der rechtlichen Verselbstständigung wurde FibuNet als Buchhaltungssoftware eingeführt und der Nutzungsumfang im Jahr 2016 mit der Einführung der leistungsfähigen Controlling-Komponente FibuNet webBI ausgebaut. Die Einführung von FibuNet webBI hatte zum Ziel, Transparenz und Auskunftsfähigkeit bei den im Betrieb entstandenen Aufwendungen und Erlösen deutlich zu erhöhen, zumal hier die DRK Volunta als gemeinnützige GmbH besonderen Anforderungen unterliegt.

Über DRK Volunta

Volunta ist der Träger von Freiwilligendiensten des Deutschen Roten Kreuzes in Hessen. Mit rund 3.500 Freiwilligen jährlich ist Volunta Hessens größter Träger. Als gemeinnütziges Unternehmen vermittelt Volunta geregelte Freiwilligendienste, wie das Freiwillige Soziale Jahr (FSJ), das Freiwillige Ökologische Jahr (FÖJ), den Bundesfreiwilligendienst (BFD) und den Freiwilligendienst aller Generationen (FDaG) sowie Internationale Jugendfreiwilligendienste (IJFD und weltwärts). Darüber hinaus bietet Volunta freiwilliges Engagement in Kombination mit Schulbesuch, Praktikum oder Au-pair im Ausland an. Mit Aha! fördert und unterstützt Volunta den sozialen Einsatz von Menschen mit Behinderung. Zur Erfüllung dieser Aufgaben unterhält Volunta vier Niederlassungen und 23 regionale Beratungscenter in ganz Hessen.

Anforderungen eines typischen mittelständischen Unternehmens

Die DRK in Hessen Volunta gGmbH verfügt über die typische Größe und Strukturen eines regionalisierten, mittelständischen Unternehmens. Rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind an verschiedenen Standorten in ganz Hessen tätig, unter anderem an vier Niederlassungen mit 23 Beratungscentern sowie an einem Dienstleistungszentrum. In der laufenden Betreuung befinden sich permanent rund 3.500 junge Menschen, die an rund 1.000 Einsatzstellen in Hessen ihr Freiwilliges Soziales Jahr absolvieren. Jedes Jahr entsendet Volunta rund 170 Freiwillige im entwicklungspolitischen Dienst „weltwärts“ und im internationalen Jugendfreiwilligendienst (IJFD) ins Ausland. Betreut werden zudem Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Au-pair Programm, im Volunteering und im Schüleraustausch.

In der FibuNet-Finanzbuchhaltung gebuchte und direkt auf Kostenstellen bzw. Kostenträger verteilte Erlöse resultieren aus Fakturierungen an die Einsatzstellen, bei denen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihren Freiwilligendienst leisten sowie aus staatlichen Zuschüssen. Die Einzelkosten werden mit den Aufwandsbuchungen in der FibuNet-Software direkt auf Kostenstellen, Kostenträger und Kostenarten verteilt.

Komplexe Kostenverteilungen

Die rund 200 im Rechnungswesen von Volunta eingerichteten Kostenstellen sind hierarchisch gegliedert. Die Kostenstellengliederung spiegelt im Geschäftsbereich „Freiwilliges Engagement“ die geschäftlichen bzw. regionalen Verantwortungsbereiche wieder, in denen die Kosten und Erlöse jeweils entstehen. Neben dem Bereich „Freiwilliges Engagement“ gibt es die Bereiche „Marketing und Vertrieb“, „Verwaltung und Finanzen“, „Akademie“ sowie die Geschäftsführung. Die Produkte bzw. Dienstleistungsarten, wie das Freiwillige Soziale Jahr (FSJ) oder das Freiwillige Ökologische Jahr, wurden in FibuNet als Kostenträger eingerichtet.

Im Berichtswesen werden Kostenarten einzeln oder kombiniert nach Gruppen von Kostenstellen und Kostenträgern ausgewertet. In einem komplexen Umlageverfahren werden die Kosten je nach Betrachtungsebene in Abhängigkeit bestimmter Kostenstellen-/Kostenträgerkombinationen verteilt. Die daraus resultierenden Berichtsdaten stehen für vergleichende Analysen als Ist-Daten, Budget-Daten und Forecast-Daten zur Verfügung.

Eine wichtige Anforderung ist eine transparente und gut nachvollziehbare innerbetriebliche Leistungsverrechnung, um die Erfolgsbeiträge einzelner Einheiten schnell und zeitnah aufzeigen zu können. Ebenso wird ein hoher Wert auf ein zügiges Erklären aufgetretener Ist-/Budget-Abweichungen gelegt.

Gleitender Übergang auf eine neue Controlling-Lösung

Bei der Erstellung und Auswertung von Berichten entsprechend der genannten Anforderungen stieß die bislang eingesetzte Controlling-Lösung an ihre Grenzen. Die komplexe Handhabung in der Erzeugung und Auswertung führte zu geringer Akzeptanz und Nutzung auf Anwendungsebene und bei den Berichtsempfängern.

Ausschlaggebend für die Entscheidung zu Gunsten von FibuNet webBI waren der hohe Integrationsgrad mit den FibuNet-Basismodulen und der bereits weit vorentwickelte Lösungsansatz. Ebenso, dass auch Planung und Budgetierung in ein und demselben System erfolgen. Die daraus resultierenden Daten stehen in FibuNet webBI in derselben Datenbank für den unmittelbaren Zugriff und damit für Berichte und Plan-Ist-Analysen zur Verfügung.

Im Rahmen der Pilotierung ließen sich die Echtdaten schnell und ohne Zusatzaufwand in die vordefinierten Datenwürfel von webBI einspielen und mittels der Excel-basierten Berichte anzeigen und auswerten.

Eine gute Voraussetzung für hohe Akzeptanz bei den Nutzerinnen und Nutzern ist die bekannte Oberfläche und Bedienung von Microsoft Excel, der zentralen Technologiekomponente von FibuNet webBI aus dem Hause Jedox. Hinzu kommt, dass sämtliche Komponenten zu 100% für das Web 2.0 optimiert wurden. Anwender können so über das Web-Frontend ortsunabhängig auf ihre zentral hinterlegten Daten zugreifen und Analyseergebnisse auch konsistent zurückschreiben.

Andreas Esser, Leiter Finanz- und Rechnungswesen, zieht Bilanz

„Unsere mit dem Wechsel auf FibuNet webBI gesteckten Erwartungen haben sich voll erfüllt: Dank der vorentwickelten Lösung waren wir schnell in der Lage, unsere funktionalen Anforderungen umzusetzen. Weil die Anwender in der gewohnten Arbeitsumgebung Excel arbeiten können, ist die Akzeptanz bei den Entwicklerinnen und Entwicklern der Auswertungen und Reports hoch und der externe Betreuungsaufwand minimal. Die Nachvollziehbarkeit von Abweichungen hat sich deutlich verbessert, die Transparenz hat sich signifikant erhöht.“

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