Führender Versandhändler reduziert Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen um 35%
Die PEARL GmbH gehört zu den größten Versandhäusern für Innovatonen und Neuheiten aus dem Technologie-Bereich. Mit täglich über 110.000 Sendungen in Spitzenzeiten und ca. 20 Millionen Kunden stellt das international tätige Unternehmen hohe Anforderungen an seine IT-Systeme in Bezug auf Volumen, Schnelligkeit und Flexibilität. Seit 1999 unterstützt FibuNet die mit dem Wachstum von PEARL ständig erweiterten Prozesse in der Buchhaltung und im Rechungswesen. Mithilfe der Ende 2021 eingeführten Software FibuNet webIC konnten die mit dem Einkauf verbundenen Verwaltungsabläufe in erheblichem Umfang digitalisiert, optimiert und beschleunigt werden.
Über PEARL GmbH
Der Schwerpunkt des 1989 gegründeten Unternehmens PEARL GmbH ist der Distanzhandel von Hightech- und Lifestyle-Produkten. In Deutschland werden rund 500 Mitarbeiter beschäftigt, darunter etwa 30 Auszubildende in unterschiedlichen Ausbildungsberufen.
Mit ca. 20 Millionen Kunden, über 10 Millionen gedruckten Katalogen pro Jahr, einer täglichen Versandkapazität von über 110.000 Paketen – allein in Deutschland – und Schwesterunternehmen in der Schweiz, Frankreich und Polen gehört PEARL zu den größten Versandhäusern für Innovationen und Neuheiten aus dem Technologie-Bereich. Große Versandlager und Spezial-Versandzentren in Baden-Württemberg, Hessen und Niedersachsen ermöglichen eine sehr schnelle Belieferung der Kunden. Über 100.000 Europaletten Lagerkapazität in sechs Logistikzentren gewährleisten höchstmögliche Warenverfügbarkeit.
Ladengeschäfte in vielen europäischen Großstädten und das Teleshopping Unternehmen Pearl.tv mit großer Reichweite in Europa unterstreichen die Marktstellung von PEARL. In Deutschland umfasst das Sortiment von PEARL ca. 16.000 Produkte mit über 100 bekannten Exklusivmarken. Dank ihrer engen Kooperation mit internationalen Großherstellern und Entwicklungsfirmen hat die PEARL GmbH einen starken Einfluss auf die Neuentwicklung und kontinuierliche Optimierung von Produkten.
Stetig erweiterte kaufmännische Prozesse erfordern Automatisierung
Die bei der PEARL GmbH seit 1999 eingesetzte FibuNet-Software umfasst die Bereiche Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Konzernabrechnung sowie BankBlitz XL für die automatisierte Massenbearbeitung von Bankbuchungen. Die verfügbaren Schnittstellen zu Amazon, eBay und PayPal unterstützen dabei die Erfassung und Bearbeitung bargeldloser Zahlungen im Online-Handel. Insgesamt arbeiten bei PEARL aktuell 35 Mitarbeiter mit der Finanzbuchhaltungssoftware von FibuNet.
Die stetige Optimierung und Automatisierung der Abläufe im Rahmen der Digitalisierungsstrategie führte konsequenterweise dazu, sich bei PEARL auch mit FibuNet webIC als Lösung für eine optimierte Rechnungsbearbeitung auseinanderzusetzen. Dies umfasst die digitale Erfassung sowie die webbasierte Prüfung, Bearbeitung und Freigabe aller Eingangsrechnungen.
Länderspezifische Anforderungen im Einkaufsprozess
Eine Reihe von Besonderheiten im Einkauf ergeben sich aus dem Geschäftsmodell von PEARL. Ein Großteil der eingekauften Artikel wird aus Ländern bezogen, in denen die Vorabzahlung des Einkaufsvolumens vor Lieferung üblich ist. Für dieses Auslandsgeschäft müssen in einem separaten Workflow zunächst Proforma-Rechnungen erfasst und bearbeitet werden. Vor Abschluss des Prozesses müssen diese dann jeweils durch offizielle Rechnungen, sogenannte „Commercial Invoices“ ersetzt werden und in die Warenwirtschaft bzw. Finanzbuchhaltung überspielt werden. Dazu war es erforderlich, das von PEARL selbst entwickelte Warenwirtschaftsprogramm an FibuNet webIC anzubinden.
Hoch komplexer Prüfprozess
Seit Mitte 2021 ist webIC bei PEARL produktiv im Einsatz. Nach Implementierung der OCR-Erkennung CaptureThis! werden die Rechnungsbelege zunehmend automatisiert erfasst. Der individuell konfigurierte Workflow lenkt die Rechnungen der Handelswaren und die für die Kostenrechnung relevanten Rechnungen in zwei separate Bearbeitungsschienen. Die für die warenwirtschaftsspezifischen Prüfungen erforderlichen Bestands- und Rechnungsdaten werden über den webIC-Agent zwischen webIC und dem Warenwirtschaftssystem automatisiert transferiert bzw. ausgetauscht.
Laut Paul Zarczynski, zuständiger Projektmanager der PEARL GmbH, hat sich das webIC als äußerst flexibel erwiesen. Alle spezifischen Anforderungen einschließlich des hochkomplexen Workflows konnten umgesetzt werden. Das System benötigt wenig Schulungsaufwand, ist intuitiv bedienbar und insgesamt sehr anwenderfreundlich. Nach Berechnungen von PEARL beträgt die Zeitersparnis bei der Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen rund 35%, so dass sich die Lösung bereits nach kurzer Zeit bezahlt gemacht hat.
Christoph Allinger, Managing Director, zieht Bilanz
„FibuNet ist unserem Tempo, unserem Volumen und unserer Flexibilität absolut gewachsen. Mit FibuNet haben wir einen starken Partner, um unsere Digitalisierungsstrategie weiterhin umzusetzen.“
