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Alice Ziemer

Team FibuNet Kundenbetreuung

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Alice Ziemer

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Beschleunigte Rechnungswesen-Prozesse im digitalisierten Einzelhandel

Das Unternehmen Lush gilt als Erfinder der Badebomben und betreibt in Deutschland einen Onlineshop sowie 38 Einzelhandels-shops. Mit der bestehenden Buchhaltungssoftware waren wachstumsbedingte Anforderungen hinsichtlich der Datenvielfalt und Integrationsfähigkeit nicht mehr abdeckbar, was die Auswahl einer neuen Softwarelösung erforderlich machte. Seit Implementierung der FibuNet-Finanzbuchhaltung Anfang dieses Jahres und der damit verbundenen Prozessautomatisierung konnten die Abläufe im Rechnungswesen erheblich beschleunigt werden.

Über Lush Retail Ltd. und Lush Deutschland GmbH

Lush mit Hauptsitz im britischen Poole gilt als Erfinder der Badebomben und vertreibt die selbst hergestellten Kosmetikartikel über eine eigene internationale Ladenkette. Mit rund 24.000 Mitarbeitern erzielt die Unternehmensgruppe Stand 2020 umgerechnet rund 700 Mio. Euro pro Jahr und betreibt neben Onlineshops rund 1.000 Läden weltweit.

In Deutschland betreibt die Lush GmbH einen Onlineshop sowie 38 Filialen. Ebenso befindet sich eine Produktionsstätte in Düsseldorf, von wo aus die Filialen in den Benelux -Ländern, Deutschland, Frankreich, Schweden und der Schweiz bedient werden.

Lush bewirbt seine Produkte mit dem Slogan fresh handmade cosmetics. Charakteristisch sind die offen ausliegenden, kreisrunden Seifenblöcke, aus denen Stücke wie aus einem Käselaib geschnitten und nach Gewicht abgerechnet werden. Die Inneneinrichtung soll sich an einem Londoner Käsegeschäft und an Gemüseläden orientieren. Ein weiteres Merkmal ist der Duft der offenen Produkte.

Bestehende Buchhaltungssoftware wurde Anforderungen nicht mehr gerecht

Die Unternehmensentwicklung der Lush GmbH hat in Verbindung mit dem Trend zur Digitalisierung zu erweiterten Anforderungen im Rechnungswesen geführt. Die bestehende Finanzbuchhaltungssoftware konnte die enorm gestiegene Datenvielfalt nicht mehr angemessen verarbeiten. Ebenso wurde das Schnittstellenkonzept zur Anbindung des Webshops bzw. zur Integration elektronischer Zahlungsarten nicht unterstützt. Die Entscheidung zugunsten von FibuNet als Ersatz für SBS basierte neben der Brancheneignung für den Einzel- und Onlinehandel auf der sehr guten Integrationsfähigkeit, dem hohen Automatisierungspotenzial sowie der modularen Ausbaufähigkeit.

Hoher Automatisierungs- und Integrationsbedarf bei großer Datenvielfalt

Die im Lush-Rechnungswesen als Kostenstellen geführten Shops oder auch Point of Sales (POS) verfügen über insgesamt rund 100 Kassen mit jeweils über 600 Kassenbuchungen pro Tag. Mit den POS und dem Online-Shop verbunden sind eine Reihe unterschiedlicher Zahlungsarten, zu denen auch Kreditkartenzahlungen gehören. Diese verschiedenen Zahlarten werden über den Provider Adyen abgewickelt, wofür eigens eine neue Schnittstelle programmiert wurde. Diese „intelligente“ Schnittstelle durchsucht die offenen Posten und ordnet Kundenzahlungen entsprechend mit anschließender Verbuchung zu. Zusätzlich werden PayPal-Zahlungen mit der bereits in FibuNet vorhandenen PayPal-Schnittstelle verarbeitet.

Nach Angaben von Lush hat sich durch den mit FibuNet verbundenen, automatisierten Datentransfer die Bearbeitungszeit bei der Verbuchung des Zahlungsverkehrs erheblich reduziert. Gleichzeitig stehen die Daten zur weiteren Bearbeitung nun tagesaktuell zur Verfügung.

Automatisierte Rechnungsbearbeitung mit speziellen Anforderungen

Eine weitere Ausbaustufe umfasste nach Start des Produktivbetriebs der FibuNet-Finanzbuchhaltung die Implementierung der Rechnungsbearbeitungssoftware FibuNet webIC. Eine Besonderheit in diesem Bereich ist bei Lush, dass ein großer Teil der Eingangsrechnungen Intercompany-Sammelrechnungen sind. Die Lieferdaten der in anderen Tochtergesellschaften firmierten Produktionsstätten werden nach Warengruppen unterteilt in Excel bereitgestellt und – zunächst ohne Rechnungsbeleg – über einen speziellen Menüpunkt in FibuNet mittels Exceltools automatisch übertragen und gebucht. Nach Prüfung und Genehmigung der zugehörigen Rechnungsbelege im webIC erfolgt die Verknüpfung der im webIC archivierten Belege teilautomatisiert mit entsprechenden Buchungen in FibuNet.

Neben der weitgehend automatisierten Erfassung aller Eingangsrechnungen in FibuNet webIC ist es nun möglich, dass alle Shopleiter im Rahmen der Rechnungsbearbeitung genauso „remote“ auf die zentral archivierten Belege zugreifen können, wie die im Homeoffice tätigen Mitarbeiter der Verwaltung, die zum Teil international verteilt sind. Hier kommt auch die Sprachanpassung von FibuNet webIC zum Tragen, über die per Knopfdruck die Bedienungsoberfläche auf Englisch umgestellt werden kann.

Frank Vermeulen, Leiter Finanzen, zieht Bilanz

„Dank FibuNet wurde die kaufmännische Abwicklung bei Lush Deutschland erheblich optimiert und messbar beschleunigt. Wir konnten damit störende Engpässe auf überzeugende Art beseitigen und können nun auch weiteres Wachstum spielend verkraften.“

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